نرم افزار BPMS چیست و انواع آن کدامند؟ کاربردهای سیستمی نرم افزار مدیریت کسب و کار!

عبارت Business Process Management System یا بصورت مخفف BPMS؛ در واقع نرم افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرآیند های کسب و کار است. در برخی مواقع به‌جای کلمۀ System از واژگان دیگر مانند Software یا Suite نیز در این عبارت برای تعریف bpms استفاده شده است. سیستم BPMS که از طریق استقرار نرم افزار CRM در کسب و کارها بکارگرفته می‌شود، توانایی مدلسازی، طراحی، ویرایش و پیاده سازی تمام فرایندهای سازمانی در شرکت‌ها و انواع مجموعه‌های کاری را در اختیار صاحبان بیزینس قرار می‌دهد تا در نهایت هدف اصلی در استفاده از BPMS که جمع آوری داده ها و تحلیل آنها است، با سرعت و دقت هرچه بیشتری انجام بگیرد.

قبل از ورود به بحث و تعریف BPMS چیست، بهتر است با یک مثال ساده، درک مفهوم و معنی سیستم BPMS را ساده‌ کنیم. احتمالا برای شما هم اتفاق افتاده است که برای کارهای فارغ‌التحصیلی و تسویه حساب به دانشگاه محل تحصیل خود مراجعه کنید و با مراحل زیاد اداری مثل گرفتن امضا از افراد مختلف، پر کردن فرم‌های وقت‌گیر، پرداخت هزینه و.. .مواجه شوید. مراحلی خسته‌کننده که زمان زیادی می‎‌برد و نشان از طراحی نامناسب فرایندها و عدم شناخت لازم و کافی از بهینه‌سازی فرآیندها دارد.
سیستم مدیریت کسب و کار BPMS، یک نرم افزار برای طراحی و اتوماسیون فرایندها است. ارائه این نرم‌افزار به عنوان یکی از ماژول های crm فارسی، باعث تسریع و ساده‌‌سازی فرایندهای اداری و سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچییده گذشته، شده است.

BPMS با محیط گرافیکی خود به مدیران سازمان‌ها این امکان را می‌دهد، تا مراحل و فرآیندهای کاری را متناسب با اهداف خود طراحی کنند.

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) شامل سه مرحله‌ تعریف، اتوماسیون و تحلیل است:

1. تعریف: منظور از تعریف در BPMS این است که قبل از پیاده‌سازی هر روال سازمانی برای انجام امور کاری، آن فرآیند توسط مدیر یا مسئول مربوطه طراحی و سازماندهی شود و قبل از اجرا، مورد بررسی و آزمایش قرار بگیرد تا هر گونه مشکل و ایراد احتمالی آن برطرف شود.
2. اتوماسیون: بعد از طراحی فرآیند مورد نظر و پیاده کردن آن در BPMS، نوبت به اتوماسیون و اجرای آن‌ می‌رسد. با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توان تعریف نمود که عملکردهایی مانند دریافت اطلاعات ورودی، تعیین وظایف افراد در سطوح مختلف سازمانی، ارجاع وظایف و … به صورت خودکار و برنامه‌ریزی شده در سیستم انجام شود.
3. تحلیل: نرم افزار BPMS شامل ابزارهای مختلفی است که می‌توان توسط آن‌ها عملکرد فرآیندها را ارزیابی و یا آن‌ها را با ابزارهای دیگر، یکپارچه کرد. البته چگونگی این تحلیل‌ها وابسته به KPI های سازمان شما هستند. این گزارش‌های تحلیلی باعث می‌شوند اشکال‌ها و ایرادات احتمالی هر واحد مشخص شود و شما به عنوان صاحب کسب و کار، بتوانید نسبت به رفع آن‌ها، اقدامات موثری انجام دهید.

تعاریف مربوط به BPMS

برای آشنایی بیشتر با bpms که مرجع معتبر گارتنر از آن به عنوان یکی از مهمترین تکنولوژی های کسب و کار یاد کرده، لازم است برخی از تعاریف و واژگان کلیدی آن بصورت خلاصه به شرح زیر بیان شوند:

بی پی ام| Business Process Management (BPM)

BPM بطور کلی به عنوان یک تکنیک، یک متد با چارچوب های مشخص و یک روش نظم دهنده برای ساده سازی عملیات ها و افزایش بهره وری شناخته می شود. در واقع BPM به عنوان یک روش کلی و BPMS یک نرم افزار و سیستم برای پیاده سازی آن تکنیک و روش کلی است که نهایتا به کمک اتوماسیون با شناسایی، مدل سازی و بهبود فرآیندها، پروسه ها و روندهای کاری کسب و کار را بهینه خواهد کرد.

  آی بی پی ام اس | Intelligent Business Process Management System (IBPMS)

BPMS هوشمند در واقع از منظر عملیاتی و واقع بینانه به بهینه سازی فرآیندها نگریسته و برای بهبود مجموعه ای از فرآیندهای تعریف شده سازمان تلاش می‌کند.

بی پی ام ان | Business Process Model & Notation (BPMN)

مجموعه ای از استانداردها و علامت ها برای استفاده توسط BPMS است. به کمک این زبان می توان فرآیندها را به صورت چرخه کاری، اتوماسیون و مدلسازی کرد تا در ابزارهای bpms مورد استفاده قرار بگیرند.

استانداردهای دیگری در رابطه با BPM ها وجود دارد که توسط کنسرسیوم  WFMC یا Workflow Management Coalition توسعه یافته اند و به طور مختصر بدین صورت هستند:

کاربردهای BPMS در سازمان‌ها و کسب و کارها

راهکار های متنوع این موتور قدرتمند در صنعت و مجموعه های کارگاهی و همچنین در سیستم های دولتی به منظور بهبود مدیریت فرآیندهای درخواست‌های ارباب رجوع، پیگیری مکاتبات، مدیریت پرونده ها و پروژه ها و یا مدیریت ریسک بر این سازمان‌ها بر کسی پوشیده نیست. اما مهمترین کاربرد این سیستم، در کسب و کارها و مجموعه های مدرن، بخصوص با اندازه متوسط به بالا، نمایان می شود. ممکن است بعضا میان دو عبارت BPMS و Sharepoint شباهت‌هایی منظور شود که در مقاله تفاوت CRM، شیرپوینت و BPMS به این مساله پرداختیم.

در روزگار فرا رقابتی امروز، هر کسب و کاری تلاش می کند تا با افزایش بهره‌وری تا حد ممکن از صفحه رقابت عقب نماند؛ انجام فرآیندها به روش‌های سنتی و دستی در سازمان‌ها، سرعت را از آنها خواهد گرفت، همچنین زمان زیادی را صرف کارهای عموما تکراری کرده و تمرکز فعالیت ها را از بین می برد. پس برای از بین نرفتن منابع و سرمایه ها، BPMS وارد صحنه شد !

مزایای نرم افزار مدیریت کسب و کار bpms

پیاده سازی یک سیستم بی پی ام اس، مزایای بسیاری دارد که در ادامه به مواردی از آنها اشاره می کنیم:

افزایش هوش عملیاتی

روش BPMS در واقع افزایش بهره وری فرایندها از طریق کوتاه کردن مسیر وظایف سازمانی و کارهای تکراری ای است که بدون اجرای این سیستم، باعث اتلاف هزینه، انرژی و زمان می شوند. این نرم افزار که عملکردی در قالب یک crm ایرانی دارد، آگاهی و بینشی از گره ها و ناکارآمدی های هر فرآیند به کاربران ارائه می کند تا امکان برنامه ریزی برای حذف و در نتیجه بهبود آنها را داشته باشند. به همین علت به bpms، هوش عملیاتی نیز گفته می شود.

افزایش چابکی سازمان

وجود فرآیندهای منعطف در کسب و کار، به سازمان ها کمک خواهد کرد تا از تلاطم های اقیانوس رقابت، جان سالم به در ببرند. چابکی و انعطاف، یک پارامتر بسیار اساسی در بقای هر کسب و کار است. همانطور که در مقاله راه های گسترش سهم بازار و توسعه سازمان اشاره کردیم، شرکت Sony بعد از معرفی سری PlayStation توانست با تغییرات متعدد سازمانی، گوی سبقت را از دیگر رقبا برباید.

بنابراین واضح است که اگر شرکتی نتواند تغییرات مداوم و به‌روز رسانی های دائمی داشته باشد، مشتریان خود را از دست خواهد داد. نرم افزار BPMS کمک می کند تا هر سازمان با تغییرات جدید به سرعت وفق داده شود و این تطبیق می تواند تجربه مشتریان و رضایت آنها را بدون دردسرهای معمول، بهبود ببخشد.

دستاوردهای سازمانی پیاده سازی BPMS

از نتایج اصلی بکارگیری سیستم های BPMS در کسب و کارها می توان به این موارد اشاره کرد:

•       تولید نرم افزارهای مخصوص سازمانی با هزینه کم
•       اتوماتیک و مکانیزه کردن فرایندهای تجاری شرکت‌ها
•       حذف امور تکراری و تصمیم گیری هوشمندانۀ سیستمی و افزایش بهره وری
•       نظارت بر چرخه های کاری و گردش امور به صورت مکمل با نرم افزار CRM
•       یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف و مدیریت آنها
•       گزارش گیری و بهره گیری از هوش تجاری با ارائه گره های مشکل زا در فرآیندها
•       افزایش راندمان و بازده، سرعت و دقت گردش کار، رضایت مشتریان و کارمندان
•       حذف منابع فیزیکی و هزینه های اضافی با قابلیت ایجاد فرآیندهای متنوع و بروزرسانی ها
•       بهبود گردش کارها، الکترونیکی شدن فرم ها، افزایش بلوغ سیستم و همگام سازی با CRM و ERP

بیشتر بدانید: مقایسه نرم افزارهای CRM و ERP

۱۰ گام تا استقرار BPMS در سازمان

موفقیت استقرار یک سیستم BPM تنها با انتخاب یک نرم افزار توسط یکی از ارائه کنندگان آن خاتمه نمی یابد. اتفاقا بعد از این مرحله است که گام های استفادۀ صحیح از آن برای نتیجه گرفتن باید پیموده شوند. پارامتر اولیه برای تاثیرگذاری کامل و درست در سازمان ها، نحوه پیاده سازی و استقرار آن است. در اینجا به ۱۰ مورد از این مراحل برای رعایت موارد اولیه و اصولی در استقرار مناسب بی‌ پی‌ ام اشاره شده است:

1.  انتخاب بستر و پلتفرم bpms
   
2.  انتخاب فرآیند مدنظر
3. تعیین تصمیم ساز و راس هرم آن فرآیند
4.  تعیین معیارها و نقاط بحرانی
5. طراحی و ترسیم گردش کار مورد نظر
6. نقش دادن به تمام ذی‌نفعان؛ مدیران و پرسنل و به اشتراک گذاری با آنها
7. راه اندازی آزمایشی سیستم و جریان کاری
8. تست سادگی در ادغام و یکپارچه سازی
9.  آموزش کارکنان و تمرین با آنها
10. اندازه گیری پارامترها، ارزیابی نهایی و بهینه سازی

انواع BPMS

تفاوت BPMS های متن باز (Open-Source) و محدود شده (Licensed) به شرح زیر است:

راهکار BPM متن باز یا Open Source به این معناست که طراح، کدهای آن را برای استفادۀ عموم در دسترس قرار داده است. در واقع هر سازمانی می تواند این کدهای منبع را دانلود کرده و تغییرات مد نظر خود را روی آنها اعمال کند تا برای استفاده، متناسب همان سازمان و شخصی سازی شوند. در حالیکه BPM های لایسنس دار یا closed-source برای کد های منبع خود محدودیت هایی لحاظ کرده اند که تنها افرادی که مجوز استفاده از آنها را دارند به کدها دسترسی داشته باشند و برای عموم تنها امکان اعمال تغییرات محدودی وجود خواهد داشت.

BPMS بومی طراحی شده توسط مهندسین ایرانی شرکت پیام گستر، تماما ساخت داخل بوده و از نوع Licensed BPM با دسترسی های محدود می باشد که افراد دیگر به تغییرات شخصی سازی آن دسترسی نخواهند داشت. با این ویژگی شرکت های طرف قرارداد با پیام‌گستر خیالی آسوده از خصوصی بودن حریم کدهای خود خواهند داشت. امکان دانلود نرم افزار crm، در وبسایت پیام گستر برای استفاده شما از نرم افزار رایگان crm فراهم است. 

bpms ها در اصل به عنوان یک ماژول در بستر نرم افزارهای crm عمل می کنند. دسترسی شما به یک نرم افزار سی آر ام تحت وب، نیاز به استفاده از سرور و تجهیزات شبکه برای ذخیره سازی داده ها در محل شرکت شما دارد. از سوی دیگر با بکارگیری نوع دیگری از این نرم افزار، تحت عنوان crm ابری، امکان دسترسی شما به داده های نرم افزاری در بستر کلود و بدون نیاز به استقرار و نگهداری از تجهیزات سرور نیز امکان پذیر است. در بررسی تفاوت crm ابری و crm تحت وب، مقایسه های دقیق‌تری‌ برای انتخاب نوع crm مدنظر شما طبق نیازهای کسب و کارتان صورت گفته است.

ویژگی های یک نرم افزار BPMS مناسب برای مدیریت فرآیندهای تجاری 

پیش از آنکه سیستم BPMS خود را از میان هزاران نرم افزار ارائه شده در فضای اینترنت جستجو و انتخاب کنید، لازم است تا از وجود این ویژگی ها در نرم افزار مدیریت کسب و کار مورد نظر اطمینان حاصل نمایید:

ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها

ابزار گرافیکی و بصری مناسب برای نمایش نمودارهای مربوط به هر فرآیند، یکی از نقاط قوت در هر سیستم مدیریت چرخه های کاری است. بدین ترتیب با ارائه این اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش خواهد یافت.

ایجاد فرم ها به روش سادۀ کشیدن و رها کردن (Drag And Drop)

باید توجه داشته باشید؛ نرم افزاری را انتخاب کنید که طراحی و ساخت فرم ها در آن به سادگی امکان پذیر باشد. چرا که پیچیدگی بیش از حد این فرایند، ممکن است کاربران شما را در استفاده از BPMS دچار مشکل کند.

تفویض دسترسی ها و مسئولیت ها بر اساس سمت (Role Based)

اطلاعات، فرم ها و دسترسی ها در شرکت ها جزو اسناد محرمانه هستند و فقط افراد خاصی باید به برخی از آنان دسترسی داشته باشند. بطور کلی سه نوع تفویض دسترسی در سیستم ها وجود دارد:

1. تفویض فرد به فرد
2. تفویض تیم به تیم
3. تفویض سمت به سمت

دو راهکار اول به دلیل بالا رفتن زمان فرآیند و احتمال خطای انسانی و همچنین عدم همپوشانی نیازهای افراد هر تیم، کارامد نیستند. اما راهکار سوم که همان تفویض اختیارات متناسب با هر سمت در سازمان (Role-Based) می باشد، بهترین انتخاب برای سیستم است.

پشتیبانی از نسخه موبایل

در دنیای امروزی، استفاده از گوشی های همراه و موبایل های هوشمند روز به روز بیشتر می شود و لازمۀ یک نرم افزار کامل برای برقراری ارتباط با مشتری، سهولت دسترسی به آن از طریق موبایل است. به همین علت سیستمی باید انتخاب شود که قدرت پشتیبانی از حداقل یکی از سیستم عامل های Android یا IOS را داشته باشد.

کاربری ساده و بدون دردسر

وجود ناکارآمدی و هنگ کردن در بسیاری از سیستم ها زمانی اتفاق می افتد که شخص دیگری به طور همزمان مشغول کار با نرم افزار است. برای استفادۀ روان لازم است برنامه ای انتخاب شود که از قدرت پردازش مناسبی برخوردار باشد تا با چنین مشکلی مواجه نشوید. انتخاب بهترین نرم افزار crm، تنها گزینه ای است که برای بکارگیری کارامد ماژول های سیستمی مورد نیاز کسب و کارتان، با جدیت کامل باید مورد بررسی قرار دهید.

از دیگر ویژگی های مهم در سیستم های BPMS می توان به موارد زیر اشاره کرد:

•       سهولت در ورود به سیستم
•       قابلیت استفادۀ همیشگی از نرم افزار
•       هماهنگی و یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانی
•       قابلیت گزارش دهی و تحلیل داده ها
•       قابلیت استفاده در سطح وسیع با تعداد زیاد کاربر به طور همزمان
•       وجود معیارهای صحیح و قابل اندازه گیری برای عملکردهای فرآیندها
•       قابلیت به اشتراک گذاری با سایر کاربران و همکاری با آنان

“پیام گستر” مفتخر است اعلام کند، نرم افزار CRM خود را به همراه ماژول BPMS بسیار قدرتمندی ارائه کرده است که تمام ویژگی های ذکر شده را در اختیار دارد. به همین علت “پیام گستر” مدعی است که به عنوان رهبر بازار فناوری اطلاعات در ایران، صنعت نرم افزارهای مدیریتی را دچار تحولی عظیم کرده است.

ویژگی‌هایی که تاکنون برای بکارگیری سیستم مدیریت کسب و کار اشاره شد، از جمله عواملی هستند که در تعیین قیمت crm نیز تاثیر خواهند گذاشت. بررسی امکانات و انتخاب ماژول های نرم افزاری مطابق نیاز شما، مزایایی ویژه ای هستند که در سایت “پیام گستر” در اختیار شما قرار گرفته است.

انواع عملیات و اقدامات در موتور BPMS پیام گستر

توضیح در رابطه با ساختار یا Structure ابزار BPMS در بحث نرم افزار CRM چیست بهتر می تواند شما را با اهداف کاربری این سیستم در اتوماتیک سازی فرآیندهای کاری آشنا کند. با این وجود برای درک واقعی‌تر، موضوع را با یک مثال ادامه می دهیم:

فرض کنید در شرکت نیاز دارید تا فرایند ثبت مرخصی (یکی از ساده ترین فرآیندها) بصورت مکانیزه انجام شود. بدین منظور باید مراحل گوناگونی طی شود که اگر بصورت دستی و سنتی عمل شود، نه تنها احتمال خطای انسانی افزایش می یابد، بلکه زمان انجام فرآیند تا حد زیادی بیشتر می شود. علاوه بر آن منابع فیزیکی زیادی را به خود اختصاص خواهد داد.

پس واضح است که معقول ترین راه، مکانیزه کردن چرخه ها و روندهای کاری خواهد بود. بدین ترتیب تمام مراحل بصورت سیستماتیک و اتوماتیک انجام می گیرند:

1. متقاضی درخواست خود را در سامانه ثبت می کند.
2. درخواست به مدیر واحد منتقل می شود.
3. در صورتیکه موافقت شود به واحد منابع انسانی منتقل می شود.
4. اما در حالتی که موافقت صورت نگیرد به کارتابل متقاضی باز خواهد گشت.

و این چرخه تا رسیدن به یک نتیجه ی مشخص ادامه پیدا می کند.

 نکتۀ مهم در موتورهای BPMS این است که در آنها ۲ نوع عملیات وجود دارد.

1. محلی وجود دارد تا افراد بتوانند تمامی مسائلی که به نوعی در فرآیند کاری آن دخیل هستند را مشاهده کنند و در ادبیات کاری ایران به کارتابل معروف هستند؛ فرد می‌تواند نسبت به هر مورد موجود در کارتابل تصمیم مقتضی را اتخاذ نموده و به مرحله بعد منتقل کند. 
2. از طرفی، اقداماتی که شرطی هستند و انتقال در آن توسط خود سیستم بررسی و انجام می شود.

جمع بندی

تا این جای کار بررسی کردیم که bpms چیست؟ نرم افزاری که فرآیندهای اجرایی و تعریف شده فعلی در کسب و کار شما را به یک روال سیستمی مشخص تبدیل می کند. این اتوماتیک سازی از طریق تعیین فرم ها و ثبت روال انجام کار در نرم افزار صورت می گیرد و امکان پیروی از مسیر کاری تعیین شده برای بخش های مختلف سازمان را میسر می سازد. ارائه bpms در بستر یک نرم افزار crm، مزیت سهولت مدیریت فرآیندهای مربوط به فروش و جذب مشتری برای کسب و کار شما را نیز به همراه دارد.

برای بررسی و انتخاب یک نرم افزار مناسب جهت راه اندازی و سیستماتیک کردن فرایندهای کاری کسب و کارتان، توصیه می کنیم با استفاده از راهنمای خرید crm، بهترین راهکار نرم افزاری عرضه شده با هدف پاسخگویی کامل به نیاز شما در مدیریت فرایندهای کاری را بطور کامل تر بررسی کنید.

سوالات متداول

۱- وظیفه سیستم BPMS و کاربرد آن چیست؟

موتورهای BPM، سیستم فرآیندهای سازمانی و چرخه گردش امور در شرکت را طراحی کرده و آن ها را مدیریت می کنند. بدین ترتیب بهره وری در هر فرآیند و در نهایت کل سازمان افزایش یافته و با مدیریت سیستماتیک فرآیندها علاوه بر بالا بردن دقت و سرعت در انجام آنها، در مصرف منابع و هزینه ها نیز صرفه جویی خواهد شد.

 ۲- انواع BPMS چیست و چند نوع اقدام در آنها وجود دارد؟

دو نوع BPM وجود دارد: Open-Source (متن باز) که کدهای آن بصورت آزاد و عمومی برای استفاده و شخصی سازی توسط سایرین در اختیار کاربران دیگر قرار می گیرد و Licensed (دسترسی محدود) که در آن، کدها بصورت محدود برای استفاده دیگران قرار می گیرند. اقدامات در BPMS پیام گستر به دو بخش کارتابل و فعالیت طبقه بندی می شوند که توضیحات تکمیلی آن در متن مقاله وجود دارد. 

3- منظور از bpms چیست؟

مدل سازی کردن فرایندهای فعلی کسب و کار شما و پیاده سازی آن در قالب یک سیستم اتوماتیک، بطوری که خیال شما از بایت انجام روندهای کسب و کارتان مطابق با روال کاری تعریف شده سازمان راحت باشد، دستاوردی است که از سوی نرم افزار bpms حاصل می شود.

4- چگونه یک bpms ایجاد کنیم؟

برای استفاده از این سیستم بهتر است در ابتدا یک راهکار نرم افزاری crm در کسب و کارتان استقرار دهید. وجود ماژول bpms به عنوان زیرمجموعه ای از کل نرم افزار، امکان طراحی درست، ویرایش و پیاده سازی فرایندهای تعریف شده شرکت شما را فراهم خواهد ساخت.