نرم افزار مدیریت فرایند های کسب و کار(BPMS)چیست+کاربرد BPMS

نرم افزار BPMS چیست

نرم افزار BPMS چیست و انواع آن کدامند؟ [کاربرد نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار]

عبارت Business Process Management System یا بصورت مخفف BPMS  در واقع نرم افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرآیند های سازمان است. به همین علت در برخی مواقع بجای کلمه‌ی System از واژگان دیگر مانند Software یا Suite نیز در آن استفاده می‌شود. موتورهای BPMS که در نرم افزارهای CRM بسیار کاربرد دارند، باید توانایی مدلسازی، طراحی، ویرایش و پیاده سازی تمام فرایندهای سازمانی در شرکتها و کسب و کارها را داشته باشند تا جمع آوری داده ها و تحلیل آنها با سرعت و دقت بیشتری انجام پذیرند.

 

قبل از ورود به بحث بهتر است با یک مثال ساده، درک مفهوم BPMS را ساده‌ کنیم. احتمالا برای شما هم اتفاق افتاده است که برای کارهای فارغ‌التحصیلی و تسویه حساب به دانشگاه محل تحصیل خود مراجعه کنید و با مراحل زیاد اداری مثل گرفتن امضا از افراد، پر کردن فرم‌های مختلف، پرداخت هزینه و…مواجه شوید. فرآیندی خسته‌کننده که زمان زیادی می‎‌برد و نشان از طراحی نامناسب فرایندها و عدم شناخت لازم و کافی از بهینه‌سازی فرآیندها است.
نرم افزار BPMS یک نرم افزار برای طراحی و اتوماسیون فرایندها است و ارائه این نرم‌افزار باعث تسریع و ساده‌‌سازی فرایندهای اداری و سازمانی و حذف مراحل سخت و پیچییده گذشته، شده است. این نرم افزار نرم افزار با محیط گرافیکی خود به مدیران سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا مراحل و فرآیندهای کاری را متناسب با اهداف خود طراحی کنند.

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) شامل سه مرحله‌ تعریف، اتوماسیون و تحلیل است:

تعریف
منظور از تعریف در BPMS این است که قبل از انجام هر فرایند سازمانی، آن فرایند توسط مدیر یا مسئول مربوطه طراحی و سازماندهی شود و قبل از اجرا، مورد بررسی و آزمایش قرار بگیرد تا هر گونه مشکل و ایراد احتمالی آن برطرف شود.

اتوماسیون
بعد از طراحی فرآیند مورد نظر و پیاده کردن آن در BPMS، نوبت به اتوماسیون و اجرای آن‌ می‌رسد. با استفاده از نرم افزار BPMS می‌توان تعریف نمود عملکردهایی مانند دریافت اطلاعات ورودی، تعیین وظایف افراد در سطوح مختلف سازمانی، ارجاع وظایف و… به صورت خودکار و برنامه‌ریزی شده در سیستم انجام شود.

تحلیل
نرم افزار BPMS شامل ابزارهای مختلفی است که می‌توان توسط آن‌ها عملکرد فرآیندها را ارزیابی و یا آن‌ها را با ابزارهای دیگر، یکپارچه کرد. البته چگونگی این تحلیل‌ها وابسته به KPIهای سازمان شما هستند.
این گزارش‌های تحلیلی باعث می‌شوند اشکال‌ها و ایرادات احتمالی هر واحد مشخص شود و بتوانید نسبت به رفع آن‌ها، اقدامات موثری انجام دهید.

تعاریف ابتدایی در مورد BPMS

برای آشنایی بیشتر با بی پی ام اس که مرجع معتبر  گارتنر از آن به عنوان یکی از مهمترین تکنولوژی های کسب و کار یاد کرده، لازم است برخی از تعاریف و واژگان کلیدی آن تعریف شوند که آنها را بصورت خلاصه می توان اینطور بیان کرد:

⭐  بی پی ام |Business Process Management (BPM)⭐

BPM بطور کلی به عنوان یک تکنیک، یک متد با چارچوب های مشخص و یک روش نظم دهنده برای ساده سازی عملیات ها و افزایش بهره وری شناخته می شود. در واقع BPM به عنوان یک روش کلی و BPMS یک نرم افزار و سیستم برای پیاده سازی آن تکنیک و روش کلی می باشند که نهایتا به کمک اتوماسیون با شناسایی، مدل سازی و بهبود فرآیندها، پروسه ها و روندهای کاری را بهینه خواهد کرد.

⭐ آی بی پی ام اس|Intelligent Business Process Management System (IBPMS)⭐

BPMS هوشمند در واقع از منظر عملیاتی و واقع بینانه به بهینه سازی فرآیندها نگریسته و برای بهبود مجموعه ای از فرآیندهای بهینه شده سازمان تلاش میکند.

⭐بی پی ام ان| Business Process Model & Notation (BPMN)⭐

مجموعه ای از استانداردها و علامت ها برای استفاده ی BPMS بوده که به کمک این زبان می توان فرآیندها را به صورت چرخه کاری، اتوماسیون و مدلسازی کرد تا در ابزارهای BPMS مورد استفاده قرار گیرند.

استانداردهای دیگری در رابطه با BPM ها وجود دارد که توسط کنسرسیوم  WFMC  یا Workflow Management Coalition توسعه یافته اند و به طور مختصر بدین صورت هستند:

XPDL : استانداردی برای تبدیل زبان ها بین چرخه های مختلف

BPEL : زبان مشترک برای تعریف انواع فرایندها

WF-XML : استاندارد یکپارچه سازی و متصل کردن گردشهای کاری مختلف با یکدیگر

 

کاربردهای نرم افزار BPMS در سازمان‌ها

کاربردهای نرم افزار BPMS در سازمان‌ها

 

راهکار های متنوع این موتور قدرتمند در صنعت و مجموعه های کارگاهی و همچنین در سیستم های دولتی به منظور بهبود فرآیندهای مدیریت درخواستهای ارباب رجوع، پیگیری مکاتبات، مدیریت پرونده ها و پروژه ها و یا مدیریت ریسک بر این سازمانها پوشیده نیست. اما مهمترین کاربرد این سیستم، در کسب و کارها و مجموعه های به‌روز تر با اندازه متوسط به بالا، نمایان می شود. ممکن است بعضا میان دو عبارت BPMS و Sharepoint شباهتهایی منظور شود که در مقاله تفاوت CRM، شیرپوینت و BPMS به این مساله پرداختیم.

در روزگار فرا رقابتی امروز، هر کسب و کاری تلاش می کند تا با افزایش بهره‌وری تا حد ممکن از صفحه رقابت عقب نماند؛ انجام فرآیندها به روشهای سنتی و دستی در سازمانها، سرعت را از آنها گرفته، زمان زیادی را صرف کارهای عموما تکراری کرده و تمرکز فعالیت ها را از بین می برد. پس برای از بین نرفتن منابع و سرمایه ها، BPMS وارد صحنه شد…

پیاده سازی یک سیستم بی پی ام، مزایای بسیاری دارد که به بخشی از آنها اشاره می کنیم:

➕افزایش هوش عملیاتی:

روش BPMS درواقع افزایش بهره وری فرایندها از طریق کوتاه کردن مسیر وظایف سازمانی و کارهای تکراری ای است که باعث اتلاف هزینه، انرژی و زمان می شوند. این سیستم همچنین آگاهی و بینشی از گره ها و ناکارآمدی های هر فرآیند به کاربران ارائه میکند تا امکان برنامه ریزی برای حذف و نتیجتا بهبود آنها وجود داشته باشد. به همین علت به آن هوش عملیاتی نیز گفته می شود.

➕افزایش چابکی سازمان:

بی پی ام اس

 

مطالعه بیشتر💬
ارتباط نرم افزار CRM پیام گستر با فروشگاه آنلاین تجارت اول

وجود فرآیندهای منعطف در کسب و کار، به سازمانها کمک خواهد کرد تا از تلاطم های اقیانوس رقابت، جان سالم به در ببرند. چابکی و انعطاف، یک پارامتر بسیار اساسی در بقای هر کسب و کار است. همانطور که در مقاله راه های گسترش سهم بازار و توسعه سازمان اشاره کردیم، شرکت Sony بعد از معرفی سری PlayStation توانست با تغییرات متعدد سازمانی، گوی سبقت را از دیگر رقبا برباید؛
واضح است که اگر شرکتی نتواند تغییرات مداوم و به‌روز رسانی های دائمی داشته باشد، مشتریان خود را از دست خواهد داد. نرم افزار BPMS کمک می کند تا هر سازمان با تغییرات جدید به سرعت وفق داده شود و این تطبیق می تواند تجربه مشتریان و رضایت آنها را بدون دردسرهای معمول، بهبود ببخشد.

مزایای نرم افزار BPMS چیست ؟

از دیگر مزایای سیستم های BPMS میتوان به این موارد اشاره کرد:

  •       تولید نرم افزارهای مخصوص سازمانی با هزینه کم
  •       اتوماتیک و مکانیزه کردن فرایندهای تجاری شرکت‌ها
  •       حذف امور تکراری و تصمیم گیری هوشمندانه ی سیستمی؛ افزایش بهره وری
  •       نظارت بر چرخه های کاری و گردش امور به صورت مکمل با نرم افزار CRM
  •       یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف و مدیریت آنها
  •       گزارش گیری و بهره گیری از هوش تجاری با ارائه گره های مشکل زا در فرآیندها
  •       افزایش راندمان و بازده، سرعت و دقت گردش کار، رضایت مشتریان و کارمندان
  •       حذف منابع فیزیکی و هزینه های اضافی با قابلیت ایجاد فرآیندهای متنوع و بروزرسانی ها
  •       بهبود گردش کارها، الکترونیکی شدن فرمها، افزایش بلوغ سیستم و همگام سازی با CRM و ERP  (مقایسه نرم افزارهای CRM و ERP را بخوانید )

مزایای نرم افزار BPMS

۱۰ گام تا استقرار BPMS در سازمان

موفقیت استقرار یک سیستم BPM تنها با انتخاب یک نرم افزار توسط یکی از ارائه کنندگان آن خاتمه نمی یابد. اتفاقا بعد از این مرحله است که گام های استفاده ی صحیح از آن برای نتیجه گرفتن باید پیموده شوند. پارامتر اولیه برای تاثیرگذاری کامل و درست در سازمانها، نحوه پیاده سازی و استقرار آن است. در اینجا به ۱۰ مورد از این مراحل برای رعایت موارد اولیه و اصولی در استقرار مناسب بی‌پی‌ام اشاره شده است:

  1.  انتخاب بستر و پلتفرم
  2.  انتخاب فرآیند مدنظر
  3. تعیین تصمیم ساز و راس هرم آن فرایند
  4.  تعیین معیارها و نقاط بحرانی
  5. طراحی و ترسیم گردش کار مورد نظر
  6. نقش دادن به تمام ذی‌نفعان؛ مدیران و پرسنل و به اشتراک گذاری با آنها
  7. راه اندازی آزمایشی سیستم و جریان کاری
  8. تست سادگی در ادغام و یکپارچه سازی
  9.  آموزش کارکنان و تمرین با آنها
  10. اندازه گیری پارامترها، ارزیابی نهایی و بهینه سازی

تفاوت BPMS های متن باز (Open-Source) و محدود شده (Licensed)

 

BPMS های متن باز

 راهکار BPM متن باز یا Open Source به این معناست که طراح، کدهای آن را برای استفاده ی عموم در دسترس قرار داده است. در واقع هر سازمانی میتواند این کدهای منبع را دانلود کرده و تغییرات مد نظر خود را روی آنها اعمال کند تا برای استفاده، متناسب همان سازمان و شخصی سازی شوند. در حالیکه BPM های لایسنس دار یا closed-source برای کد های منبع خود محدودیت هایی لحاظ کرده اند که تنها افرادی که مجوز استفاده از آنها را دارند به کدها دسترسی داشته باشند و برای عموم تنها امکان اعمال تغییرات محدودی وجود خواهد داشت. 

BPMS بومی طراحی شده توسط مهندسین ایرانی  شرکت پیام گستر، تماما ساخت داخل بوده و از نوع Licensed BPM با دسترسی های محدود می باشد که افراد دیگر به تغییرات شخصی سازی آن دسترسی نخواهند داشت. با این ویژگی شرکتهای طرف قرارداد با پیام‌گستر خیالی آسوده از خصوصی بودن حریم کدهای خود خواهند داشت.

ویژگی های یک نرم افزار BPM مناسب برای مدیریت فرایندهای تجاری 

پیش از آنکه سیستم BPMS خود را از میان هزاران نرم افزار ارائه شده در فضای اینترنت جستجو و انتخاب کنید، لازم است تا از وجود این ویژگی ها در BPM مورد نظر اطمینان حاصل نمایید:

ابزار بصری برای نمایش نمودار فرآیندها

ابزار گرافیکی و بصری مناسب برای نمایش نمودارهای مربوط به هر فرایند، یکی از نقاط قوت در هر سیستم مدیریت چرخه های کاری است. بدین ترتیب با ارائه این اطلاعات، قدرت تحلیل کاربران افزایش خواهد یافت.

ایجاد فرم ها به روش ساده ی کشیدن و رها کردن (Drag And Drop)

توجه داشته باشید؛ نرم افزاری را انتخاب کنید که طراحی و ساخت فرمها در آن به سادگی امکان پذیر باشد. پیچیدگی بیش از حد یا صعب الوصول بودن این فرایند ممکن است کاربران شما را به کل از BPMS زده کند و دیگر از آن استفاده نکنند.

بی پی ام اس ساده

 

مطالعه بیشتر💬
بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و تفاوت آن ها با CRM

تفویض دسترسی ها و مسئولیت ها بر اساس سمت (Role Based)

اطلاعات، فرمها و دسترسی ها در شرکت ها عموما جزو اسناد حساس هستند و فقط افراد خاصی باید به برخی از آنان دسترسی داشته باشند. بطور کلی سه نوع تفویض دسترسی در سیستم ها وجود دارد: تفویض فرد به فرد ، تفویض تیم به تیم و تفویض سمت به سمت. دو راهکار اول به دلیل بالا رفتن زمان فرایند و احتمال خطای انسانی و همچنین غیر همپوشانی نیازهای افراد هر تیم، کارامد نیستند. اما راهکار سوم که همان تفویض اختیارات متناسب با هر سمت در سازمان (Role-Based) می باشد، بهترین انتخاب برای سیستم است.

پشتیبانی از نسخه موبایل

در دنیای امروزی، استفاده از گوشی های همراه و موبایل های هوشمند روز به روز بیشتر می شود و لازمه ی یک نرم افزار کامل، سهولت دسترسی به آن از طریق موبایل می باشد. به همین علت سیستمی باید انتخاب شود که قدرت پشتیبانی از حداقل یکی از سیستم عامل های Android یا IOS را داشته باشد.

کاربری ساده و بدون دردسر

وجود ناکارآمدی و هنگ کردن در بسیاری از سیستمها زمانی اتفاق می افتد که شخص دیگری به طور همزمان مشغول کار با نرم افزار است. برای استفاده ی روان لازم است برنامه ای انتخاب شود که از قدرت پردازش مناسبی برخوردار باشد تا با چنین مشکلی مواجه نشوید.

از دیگر ویژگیهای مهم در سیستم های BPMS می توان اشاره کرد به:

  •       سهولت در ورود به سیستم
  •       قابلیت استفاده ی همیشگی از نرم افزار
  •       هماهنگی و یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانی
  •       قابلیت گزارش دهی و تحلیل داده ها
  •       قابلیت استفاده در سطح وسیع با تعداد زیاد کاربر به طور همزمان
  •       وجود معیارهای صحیح و قابل اندازه گیری برای عملکردهای فرآیندها
  •       قابلیت به اشتراک گذاری با سایر کاربران و همکاری با آنان

پیام گستر مفتخر است اعلام کند، نرم افزار CRM خود را با ماژول BPMS قدرتمندی ارائه کرده است که تمام ویژگی های ذکر شده را دارا می باشد و به همین علت به عنوان رهبر بازار فناوری اطلاعات در ایران، صنعت نرم افزارهای مدیریتی را دچار تحولی عظیم کرده است.

انواع عملیات و اقدامات در موتور BPMS پیام گستر

موتور BPMS پیام گستر

 

توضیح در رابطه با ساختار یا Structure ابزار BPMS در نرم افزار CRM پیام گستر را با یک مثال ادامه می دهیم:

فرض کنید در شرکت نیاز دارید تا فرایند ثبت مرخصی (یکی از ساده ترین فرآیندها) بصورت مکانیزه انجام شود. بدین منظور باید مراحل گوناگونی طی شده که اگر بصورت دستی و سنتی عمل شود، نه تنها احتمال خطای انسانی افزایش می یابد، بلکه زمان انجام فرآیند تا حد زیادی بیشتر می شود. علاوه بر آن منابع فیزیکی زیادی را به خود اختصاص خواهد داد.

پس واضح است که معقول ترین راه، مکانیزه کردن چرخه ها و روندهای کاری خواهد بود. بدین ترتیب تمام مراحل بصورت سیستماتیک واتوماتیک انجام می گیرند؛ متقاضی درخواست خود را در سامانه ثبت می کند – درخواست به مدیر واحد منتقل می شود – در صورتیکه موافقت شود به واحد منابع انسانی منتقل شده و درصورتیکه موافقت نشود به کارتابل متقاضی بازمی‌گردد – پس از انتقال به منابع انسانی در صورتیکه اجازه استفاده از مرخصی را داشته باشد به واحد اداری منتقل شده و در صورتیکه اجازه نداشته باشد به کارتابل شخص بازمی گردد و این چرخه تا رسیدن به یک نتیجه ی مشخص ادامه پیدا می کند.

✅ نکته ی مهم در موتورهای BPMS آن است که در آنها ۲ نوع عملیات وجود دارد. 

  1. محلی وجود دارد تا افراد بتوانند تمامی مسائلی که به نوعی در فرآیند کاری آن دخیل هستند را مشاهده کنند و در ادبیات کاری ایران به کارتابل معروف هستند؛ فرد می‌تواند نسبت به هر مورد موجود در کارتابل تصمیم مقتضی را اتخاذ نموده و به مرحله بعد منتقل کند. 
  2. از طرفی، اقداماتی که شرطی هستند و انتقال در آن توسط خود سیستم بررسی و انجام می شود.

سوالات متداول

۱- وظیفه سیستم BPMS و کاربرد آن چیست؟

موتورهای BPM، سیستم فرآیندهای سازمانی و چرخه گردش امور در شرکت را طراحی کرده و آن ها را مدیریت میکنند. بدین ترتیب نتیجتا بهره وری در هر فرآیند و در نهایت کل سازمان افزایش یافته و با مدیریت سیستماتیک فرایندها علاوه بر بالا بردن دقت و سرعت در انجام آنها، در مصرف منابع و هزینه ها نیز صرفه جویی خواهد شد

 

۲- انواع BPMS چیست و چند نوع اقدام در آنها وجود دارد؟

دو نوع BPM وجود دارد: Open-Source (متن باز) که کدهای آن بصورت آزاد و عمومی برای استفاده و شخصی سازی توسط سایرین در اختیار کاربران دیگر قرار می گیرد و Licensed (دسترسی محدود) که در آن، کدها بصورت محدود برای استفاده دیگران قرار میگیرند. اقدامات در BPMS پیام گستر به دو بخش کارتابل و فعالیت طبقه بندی میشوند که توضیحات تکمیلی آن در متن مقاله وجود دارد. 

 



دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *