راهکار اتوماسیون اداری

راهکار اتوماسیون اداری به استفاده از مجموعه قابلیت‌های نرم‌افزار CRM پیام‌گستر برای مکانیزه کردن فرایندهای سازمانی و غیرکاغذی کردن نامه‌نگاری‌های سازمان اطلاق می‌شود. استفاده از قابلیت‌های فرم‌ساز و BPMS امکان سیستماتیک کردن فرم‌ها، ارجاعات و گردش اسناد (که می‌تواند شامل اسناد، نامه‌ها و سایر مدارک باشد) و بهینه‌سازی آن‌ها را فراهم می‌کند.

اتوماسیون اداری با تعیین قالب‌‌های ثابت، روند بررسی و تایید شخص و زمان در هر مرحله، باعث سازماندهی امور می‌شود؛ همچنین با کاهش کارهای تکراری و نیاز به حضور فیزیکی به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند.

راهکار اتوماسیون اداری چگونه به کسب‌وکارها کمک می‌کند؟

• غیرکاغذی و سیستمی شدن فرم‌ها

با استفاده از قابلیت‌های فرم‌ساز، انواع فرم‌های مورد استفاده در سازمان و همچنین نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی را می‌توان ایجاد کرد. این فرم‌ها قابلیت درج انواع داده متنی، عدد، مبلغ، تصویر، لیست کشویی، چک باکس و... را دارند. در صورت نیاز به نسخه چاپی، می‌توان از خروجی PDF یا Word آن استفاده کرد. قالب خروجی فرم‌ها در نسخه چاپی براساس نسخه کاغذی و طراحی مورد نظر، تنظیم می‌شود. از مزیت‌های سیستمی شدن فرم‌ها می‌توان به درج مشخصات ثبت‌کننده و قابلیت جستجو آسان براساس هریک از اطلاعات موجود در فرم اشاره کرد.

• اطمینان از درج اطلاعات الزامی

در فرم‌های سیستمی، می‌توان فیلدهای الزامی تعریف کرد. براین‌اساس، در صورت عدم درج اطلاعات فیلد مورد نظر، از ذخیره فرم جلوگیری می‌شود.

• تنظیم قالب آماده نامه‌ها

برای ثبت نامه‌هایی با قالب ثابت، می‌توان فرم‌های متفاوت تعریف کرد. در این شرایط، تنها مشخصات متغیر توسط کاربر لحاظ می‌شود. برای ایمیل‌ها و پیامک‌ها نیز می‌توان قالب‌های آماده تعریف کرد تا در صورت نیاز، پرسنل بتوانند از آن‌ها استفاده کنند.

• مکانیزه کردن و مدیریت گردش اسناد و مکاتبات

از متداول‌ترین فرایندهای اداری، ارجاع نامه‌ها به شخص یا اشخاص دیگر برای بررسی، اطلاع‌رسانی، یا گرفتن تاییدیه است. با استفاده از پیام‌گستر، می‌توانید فرایند گردش مکاتبات اداری خود را مطابق با روند جاری سازمان خود پیاده‌سازی کنید. در این شرایط می‌‌توانید فرم یا نامه مورد نظر را بدون مراجعه حضوری به دست فرد مورد نظر برسانید؛ درحالی‌که هم‌زمان ارسال و هم اطلاعات درج شده در آن در سیستم ثبت می‌شود. این موضوع، برای پیگیری نامه‌ها، گزارش‌گیری و جلوگیری از اشتباهات احتمالی، حائز اهمیت است.

علاوه‌بر موارد مذکور، با خودکارسازی بخش‌هایی از فرایند نظیر ارسال ایمیل یا پیامک به مشتری، پرسنل یا شخص مورد نظر، هم حجم کاری پرسنل کم شده و هم درصد خطا در آن‌ها کمتر می‌شود.

• درج امضا و مهر در اسناد تاییدشده

شما می‌توانید تصویر مهر یا امضا مسئولین مورد نظر را به‌صورت خودکار در اسناد خود درج کنید. همچنین، با استفاده از قابلیت‌های BPMS، می‌توانید برای کاربران مختلف امضاهای متفاوت تعیین کنید تا در صورت تایید توسط ایشان در فرم لحاظ شود. علاوه‌بر آن، می‌توانید کنید امضا یا مهر در چه مرحله‌ای به سند مربوطه اضافه شود.

در صورت عدم استفاده از BPMS نیز، برای اسناد مالی (نظیر فاکتورها،‌ سندهای دریافت و پرداخت)، می‌توانید درج امضا یا مهر را به تایید آیتم وابسته کنید.

• شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها

می‌توانید نامه‌های ثبت شده در سیستم را به‌صورت خودکار با پسوند یا پیشوند مورد نظر خود شماره‌گذاری کنید. همچنین، می‌توانید از این شماره‌ها برای جستجوی نامه مورد نظر استفاده کنید.

• جستجو و مشاهده اطلاعات دفتر اندیکاتور

در نامه‌نگاری کاغذی، استفاده از دفتر اندیکاتور راهی برای شناسایی و جستجو نامه‌ها به شمار می‌رود که دشواری‌های خود را دارد. با استفاده از نرم‌افزار پیام‌گستر می‌توانید اطلاعات مندرج در دفتر اندیکاتور را در اختیار داشته باشید و بسیار آسان‌تر از قبل، نامه مورد نظر را براساس معیار انتخابی خود (تاریخ ثبت، ثبت‌کننده نامه، موضوع نامه و تمامی اطلاعات درج شده در آن) جستجو کنید.

• بایگانی و دسترسی آسان به اسناد و مدارک

بایگانی اسناد و مدارک به‌صورت سازمان‌یافته از مهم‌ترین قابلیت‌‌های نرم‌افزار است که امکان دسترسی راحت به مدارک را فراهم می‌کند؛ این امر به حفظ امنیت اسناد نیز کمک شایانی کرده و هیچ‌گونه اطلاعاتی به‌خودی‌خود از بین نمی‌رود. شما به‌صورت یکپارچه به تمامی اسناد و فعالیت‌های سازمانی خود دسترسی خواهید داشت.

• حفظ محرمانگی اسناد و امکان تفویض اختیار

با توجه به اینکه میزان محرمانگی اسناد و اطلاعات برای هر دپارتمان و پرسنل متفاوت است، می‌توانید دسترسی هر نوع سند/نامه/فرم را براساس نظام سازمانی خود برای بخش‌های مختلف تنظیم کنید. با این دسترسی‌ها می‌توانید اسناد را مشاهده، ثبت، ویرایش، گزارش‌گیری و ارسال کنید.

• امکان تعریف سمت‌ها و دپارتمان‌های متفاوت

برای ایجاد نامه‌ها و اختیارات متفاوت، گاهی تعریف دپارتمان‌های مختلف لازم است. ایجاد شعب، دپارتمان‌ها و سمت‌های مختلف می‌تواند در تعیین دسترسی‌ها، تفویض وظایف و همچنین مدیریت پرسنل به سازمان شما کند.

• مدیریت جلسات کاری

با استفاده از تقویم‌‌های نرم‌افزار می‌توانید جلسات سازمان را مدیریت کنید؛ در این صورت از تداخل زمانی جلسات برای حضور افراد و استفاده از اتاق‌های جلسه جلوگیری می‌کنید. علاوه‌بر آن می‌توانید از رسانه‌های مختلف (پیام سیستمی، ایمیل یا پیامک) برای اطلاع‌رسانی جلسه به مدعوین و همچنین دریافت تایید حضور آ‌ن‌ها استفاده کنید.

در آیتم قرار ملاقات می‌توانید خلاصه جلسه را ثبت و نگهداری کنید؛ با تنظیم قالب چاپ برای آن، فایل صورت جلسه را در فرمت PDF و یا Word دریافت کنید. با شخصی‌سازی آیتم می‌توانید فیلدهای لازم برای پیوست فایل‌های مربوط به جلسه، تصاویر و سایر جزئیات را نیز در آن ایجاد کنید.

• دسترسی در هر زمان با تلفن همراه

استفاده از اپلیکیشن تلفن همراه پیام‌گستر، این امکان را فراهم می‌کند تا کاربران در هرجا و هر زمان امکان دسترسی به اسناد مورد نیاز را داشته و در صورت لزوم بتوانند به آن‌ها رسیدگی کنند. به هنگام ارجاع وظیفه و سند به کاربر جهت رسیدگی، اپلیکیشن با نمایش اعلان (نوتیفیکیشن) در مورد امور محول‌شده به ایشان اطلاع‌رسانی می‌کند.

در صورت عدم استفاده از نسخه تلفن همراه پیام‌گستر نیز با داشتن IP استاتیک می‌توانید با استفاده از مرورگر تلفن همراه و یا کامپیوتر شخصی خود از هرجایی خارج از سازمان به نرم‌افزار و حساب کاربری خود در پیام‌گستر دسترسی داشته باشید.

• دریافت گزارشات تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی

سیستمی شدن فرم‌ها و اسناد امکان دریافت گزارش براساس اطلاعات مختلف مندرج را فراهم می‌کند. با این گزارش‌ها می‌توانید بر کارتابل و وظایف ارجاع داده شده به پرسنل خود نظارت داشته باشید، فرایندها را با گزارشات تعدادی، نمایش دیاگرام و کانبان رصد کنید، موقعیت نامه‌ها و اسناد را پیگیری و مدیریت کنید، با بررسی موقعیت اسناد و میانگین مدت زمان صرف شده برای اسناد شما در هر مرحله، گلوگاه‌‌های موجود در فرایندهای اداری خود را شناسایی کنید و در نهایت از آن‌ها برای بهینه‌سازی فرایندهای سازمان و بهبود عملکرد پرسنل استفاده کنید.

علاوه‌بر آن می‌توانید با استفاده از گزارش‌ساز، انواع گزارش‌ها را بنا بر نیاز خود ساخته و از آن‌ها استفاده کنید. همچنین با ایجاد داشبورد مکاتبات اداری می‌توانید اطلاعات خود را بر اساس تحلیل‌های Power BI مورد ارزیابی قرار دهید.

شایان ذکر است که شما می‌توانید از تمامی آیتم‌های ثبت شده در این زمینه (درخواست‌های اداری، نامه‌ها، فرم‌ها و...) خروجی اکسل دریافت کنید.

 

ماژول‌های این راهکار کدام‌اند؟

 

•  کنسول مدیریت ارتباط با مشتری
• پیامک هوشمند 
• گزارش‌ساز
•  فرمساز
• ایمیل هوشمند
• درخواست پیشتیبانی (Ticketing)
•  مدیریت چرخه‌های کاری (BPMS)
• فکس هوشمند 
• اپلیکیشن موبایل پیامگستر
•  اتصال به BI

• ایمیل هوشمند