راهکار مدیریت فرایندهای کاری و BPMS

BPMS پیام‌گستر از قدرتمندترین ماژول‌های نرم‌افزار CRM است که در اثربخشی آن نقش مهمی دارد. به زبان ساده می‌توان آن را ابزاری برای پیاده‌سازی فرایندهای سازمان در نرم‌افزار معرفی کرد. راهکار BPMS در صنایع مختلف تولیدی، خدماتی، بازرگانی، آموزشی، درمانی و... در بخش‌های مختلف سازمان نظیر پذیرش، منابع انسانی، ‌فروش،‌ بازاریابی، خدمات پس از فروش و... راه‌حلی اساسی جهت مکانیزه کردن امور به شمار می‌رود.

سازماندهی امور با پیاده‌سازی فرایندهای سازمانی، علاوه‌بر افزایش بهره‌وری سازمان، در افزایش رضایت مشتریان نیز نقش به‌سزایی دارد. با استفاده از این ابزار، طراحی و پیاده‌سازی فرایند در نرم‌افزار بدون نیاز به کدنویسی ممکن می‌شود.

راهکار مدیریت فرایندهای کاری و BPMS چگونه به کسب‌وکارها کمک می‌کند؟

• کاهش خطا و اشتباه

با پیاده‌سازی فرایند در بخش‌های مختلف سازمان، می‌توانید اطمینان خود از صحت عملکرد آن بخش را افزایش دهید. با پیشبرد مسائل براساس اولویت‌بندی، از اینکه مراحل به‌درستی و توسط اشخاص متخصص در آن زمینه به انجام می‌رسد، اطمینان حاصل کنید. از طرفی دیگر نسبت به محدودیت زمانی، اسناد و اطلاعات پیوست شده، آگاهی کامل بدست آورید.

• پیاده‌سازی فرایند روی انواع آیتم‌های سیستم

BPMS پیام‌گستر قابلیت پیاده‌سازی بر روی تمامی آیتم‌ (موجودیت‌)های سیستم را دارد. شما می‌توانید برای هر زیر نوع از هر آیتم، فرایند مرتبط با آن را پیاده‌سازی کنید. به‌طور مثال، در صورت داشتن دو زیر نوع فرم، تحت عناوین «فرم مرخصی» و «فرم پاداش»، می‌توانید برای هریک از آن‌ها فرایند جداگانه‌ای تعریف کنید.

• تنظیم نمایش اطلاعات حین فرایند

با توجه به اینکه ممکن است فرایند بر روی هریک از آیتم‌ها پیاده‌سازی شود، اطلاعات متفاوتی در فیلدهای مختلف ثبت می‌شود. تمامی آیتم‌های موجود در پیام‌گستر قابلیت افزودن فیلد را دارند؛ شما می‌توانید انواع مختلف فیلدهای مورد نیاز خود (متن، عدد، تصویر، مبلغ، تاریخ و...) را جهت تکمیل اطلاعات در طول فرایند، به آن اضافه کنید.

در هر بخش از فرایند اطلاعات متفاوتی در فیلدهای مختلف ثبت می‌شود. شما می‌توانید برای هر کارتابل، فیلدهایی را مخفی کنید، قابل مشاهده بگذارید یا به‌صورت آزاد اجازه ثبت، ویرایش یا حذف آن را بدهید.

• تعریف متغیرهای الزامی

تعیین الزام برای فیلدهای مورد نیاز از جمله مواردی است که از دوباره‌کاری، ‌برگشت‌های پی‌درپی و ناقص ماندن فرایند جلوگیری می‌کند. علاوه‌بر اینکه می‌توانید پر کردن یک فیلد را الزامی کنید (در این حالت از ذخیره آیتم بدون پر کردن آن فیلد جلوگیری می‌شود)، می‌توانید برای اقدام‌های متفاوت الزام‌های مختلف تعیین کنید. به‌عنوان مثال؛ می‌توانید تعیین کنید برای ارجاع به مرحله بعدی، بارگذاری اسناد و برای برگشت دادن  فرایند به مرحله قبل جهت اصلاح، درج توضیحات الزامی باشد.

• تفویض وظیفه و تعیین مسئول

تفویض وظیفه و تعیین مسئول یکی از ویژگی‌های مهم BPMS پیام‌گستر است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرایندهای خود را به‌طور کارآمدتر مدیریت کنند. با استفاده از این ویژگی، می‌توانید مسئول انجام‌دهنده کار در هر مرحله را از طرق مختلف تعیین کنید. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های تفویض وظیفه و تعیین مسئول در BPMS پیام‌گستر عبارتند از:

• تعیین مسئول انجام یک مرحله از فرایند به یک کاربر خاص یا یک سمت
• رسیدگی به کارها توسط چندین نفر براساس اولویت زمانی
• ایجاد صف بین کاربران یک گروه
• تعیین مسئول متفاوت براساس معیارها و شرط‌های مختلف
• امکان انتخاب مسئول انجام دهنده یک مرحله توسط مسئولین مراحل قبلی

 

• تصمیم‌گیری خودکار بر اساس متغیرهای مختلف

فعالیت‌های شرط در BPMS پیام‌گستر، امکان تصمیم‌گیری خودکار بر اساس فیلدهای مختلف را فراهم می‌کند. فعالیت‌های شرطی که در ابزار طراحی فرایند پیام‌گستر در اختیار دارید این امکان را به وجود می‌آورد تا براساس انواع مختلف ویژگی‌ها (آیتم انتخاب شده در لیست کشویی، چک باکس، مقدار فیلد عددی و...) گام‌های بعدی در فرایند را به‌صورت خودکار تعیین کنید.

• زمان‌بندی و انقضا

BPMS پیام‌گستر این قابلیت را به شما می‌دهد که فعالیت‌های موجود در فرایندها را به شیوه‌های مختلف زمان‌بندی کنید. برای شروع فرایند، تغییر مرحله یا ارجاع امور به کارتابل اشخاص تاریخ و زمان مشخص در نظر بگیرید، براساس یک فیلد تاریخی مندرج در آیتم آن را تنظیم یا به‌صورت مقدار مشخصی قبل یا بعد از یکی از تاریخ‌ها و یا ساعت‌ها تعیین کنید.

علاوه‌بر آن، درصورتی‌که مدت زمان توقف فرایند در کارتابل یک شخص برای شما اهمیت دارد، می‌توانید برای آن انقضا تعریف کنید؛ حساسیتتان نسبت به زمان سپری شده در کارتابل یک شخص (یعنی مدت زمانی که کار به دست شخص رسیده اما اقدامات لازم آن انجام نشده) را از طریق تغییر رنگ وظیفه در کارتابل به او هشدار دهید. برای یادآوری گذشت زمان به شخص پیام داده یا وظیفه کار را از دست او خارج کرده، به مدیریت یا مسئول دیگری انتقال دهید.

• فراخوانی وب سرویس

راهکار BPMS پیام‌گستر امکان یکپارچه‌ کردن اطلاعات و ارتباط بین فرایندهای خود با سایر سیستم‌ها را فراهم می‌کند. به‌عنوان مثال، اگر قصد دارید پس از نهایی شدن سفارش در سایت شخصی شما یک فرایند فروش در پیام‌گستر شروع شود، با فراخوانی وب سرویس می‌توانید شروع فرایند در پیام‌گستر را تعیین کنید.

• انجام فعالیت‌های خودکار توسط سیستم

فعالیت‌های خودکار به کاهش فشار کار نیروی انسانی و خطاهای رایج کمک می‌کنند. با استفاده از فعالیت‌های خودکار می‌توانید در مراحل مختلف برای شخص تعیین شده پیامک یا ایمیل (با متن مشخص و یا مندرج در فرایند مورد نظر) ارسال کنید. همچنین می‌توانید فاکتورها، دریافت/پرداخت‌ها، قراردادها یا تراکنش‌های انبار که نیازمند تایید هستند، در هر مرحله از فرایند به‌صورت خودکار تایید، شماره‌گذاری یا رد کنید. امکان ثبت وظیفه، فرصت، قرار ملاقات، ایجاد و ارسال لینک پرداخت به‌صورت خودکار نیز از جمله فعالیت‌های خودکاری است که می‌توان به آن‌ها اشاره کرد.

• نظارت بر فرایند و بررسی تغییرات

با استفاده از BPMS مسیر گردش فرایند شامل فعالیت‌ها و کارتابل‌های طی شده با ثبت زمان دقیق وقوع، ورود به کارتابل و خروج از کارتابل قایل مشاهده خواهد بود. شما می‌توانید به‌راحتی از وضعیت هریک از فرایندهای در جریان، مطلع شوید. نمایش کانبان فرایندها، نظارت و پیگیری آن‌ها را سهولت می‌بخشد. در صفحه هر هویت نیز می‌توانید فرایندهای در جریان را مشاهده کرده و در صورت نیاز وضعیت آن را پیگیری یا اطلاع‌رسانی کنید.

درصورتی‌که فیلدهای اطلاعاتی، قابلیت ویرایش داشته باشند یکی از دغدغه‌ کارمندان، کنترل تغییرات انجام گرفته توسط سایر کاربران است. سابقه تغییرات هر یک از فیلدها در سیستم ثبت می‌شود و هیچ یک از کاربران قادر به تغییر آن نیستند. این ویژگی کمک به سزایی در پیگیری تغییرات انجام شده و جلوگیری از تخلفات احتمالی دارد.

• دریافت گزارشات تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی

مانیتورینگ فرایند می‌تواند به شناسایی چالش‌های موجود در انجام امور سازمان کمک کند. با گزارش‌گیری و تحلیل مراحل مختلف و سنجش زمان توقف فرایند در آن مرحله می‌توانید گلوگاه‌های هریک از فرایندهای خود را شناسایی کنید؛ همچنین می‌توانید با تغییر شیوه تخصیص مسئول یک مرحله، بسیاری از تاخیرها را کاهش دهید.

گزارش‌های آماده سیستم می‌توانند نمایش دیاگرام و کانبان فرایند را به شما ارائه دهند. علاوه‌بر آن شما می‌توانید با استفاده از بخش گزارش‌ساز، انواع گزارش‌ها را بنا بر نیاز خود تهیه و استفاده کنید. با ایجاد داشبورد مانیتورینگ می‌توانید اطلاعات خود را بر اساس تحلیل‌های Power BI مورد ارزیابی قراردهید.

ماژول‌های این راهکار کدام‌اند؟

• کنسول مدیریت ارتباط با مشتری
•  پیامک هوشمند
• فکس هوشمند
• مدیریت چرخه‌های کاری (BPMS)
• ایمیل هوشمند
• گزارش‌ساز