سازمانهای آموزشی حجم عظیمی از دادهها را در اختیار دارند که باید آنها را به طور منظم دریافت و ذخیره کنند. همچنین در زمانهای مختلف به آنها دسترسی داشته باشند. اگر شما مدیر یک مجموعه آموزشی هستید احتمالا با چالشهای بسیاری مانند گم شدن فرمهای مهم، مشخص نبود کلاسها و یا تداخل آنها، کاغذی بودن فرآیندهای مهم مثل ثبتنام و موارد دیگر، مواجه شدهاید.
از طرف دیگر مفهوم "حفظ مشتری" در محیط آموزشی اهمیت زیادی دارد زیرا اگر کاربران و دانشآموختگان راضی باشند، تا انتهای آموزش و دوره بعدی در کنار شما خواهند بود. علاوه بر این، آنها آموزشگاه شما را به افراد دیگر معرفی خواهند کرد.
طبق مقاله منتشر شده در مجله EdTech
42%
دانشگاههای آمریکا از CRM استفاده میکنند.
100%
دانشگاههایی که از این نرمافزار استفاده میکنند شاهد بهبود 4.9 درصدی در نرخهای تبدیل خود بودهاند.
همچنین مؤسسات آموزشی که از نرمافزار CRM استفاده میکنند، 7.4 درصد افزایش یافته است.
این آمارها نشان میدهد که استفاده از نرمافزار CRM در سیستم آموزشی در حال رشد است و میتواند تاثیر قابلتوجهی بر میزان ماندگاری کاربر، تعداد متقاضیان و سایر معیارهای کلیدی داشته باشد.
نرمافزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) شما را قادر میسازد تا روابط خود با همه مشتریان (شامل دانشجویان، فارغالتحصیلان، اساتید، کارکنان) را مدیریت و اطلاعات آنها را برای اهداف بعدی ثبت کنید. نرمافزار CRM در موارد زیر به آموزشگاهها کمک میکند:
- ایجاد پلتفرم یکپارچه از اطلاعات کاربران
- صرفه جویی در هزینهها نسبت به روشهای سنتی
- راحتتر کردن مسیر ثبتنام و کاهش زمان آن
- توانمندسازی اساتید و کارکنان در بخشهای مختلف مانند ثبت کلاس یا تیکت
- امکان تعریف و شخصیسازی فرآیندها و ویرایش آنها بدون محدودیت
مزایای استفاده از CRM در مراکز آموزشی
نرمافزار CRM پیام گستر، به عنوان ابزار جامع و مناسب برای موسسات آموزشی شناخته میشود؛ چرا که ماژولهای آن همگی در جهت رفع نیازهای اساسی این سازمانها طراحی شدهاند. برای مثال امکاناتی مانند ثبتنام، اعلام نتایج آزمونها، ارسال تکالیف، تقویمهای آموزشی و موارد دیگر با این نرمافزار امکانپذیر است.
امکان زمانبندی کلاسها به طور منظم
فرآیندهای سنتی و روشهای قدیمی، مشکلات زیادی مانند مصرف بیش از حد کاغذ، هزینه بالا، گم شدن فرمها یا مدارک و دوبارهکاری را در آموزشگاهها ایجاد میکند. از طرف دیگر با این روش، احتمال تداخل زمانی کلاسها بیشتر میشود. استفاده از CRM میتواند از بروز این تداخلات در مجموعه شما جلوگیری کند. یکی از قابلیتهای کاربردی نرمافزار CRM، امکان مدیریت سیستماتیک وظایف، کلاسها، جلسات، پیگیری و یادآوریها است. درواقع کلیه عملیات شامل ایجاد کلاس، جلسات و موارد دیگر، با استفاده از قابلیتهای موجود در کارتابل CRM کنترل و بررسی میشود و میتوانید تقویم کلاسها و برنامه کاری هر استاد را دنبال کنید. همچنین یادآوری زمان کلاسها برای دانشجو و اساتید در بازههای زمانی مناسب را در اختیار خواهید داشت.قابلیت تبلیغات در موسسات آموزشی
تعداد موسسات و آموزشگاهها بسیار زیاد بوده و به همین دلیل رقابت در این حوزه و سایر آموزشگاهها دشوار است. تبلیغات موثر در افزایش فروش و سود سازمانها نقش مهمی دارد. با شناخت دقیقتر مخاطبین خود میتوانید احتمال اثربخشی تبلیغات را افزایش دهید. درواقع CRM به شما کمک میکند تا مخاطبان و گروه هدف را بیشتر بشناسید و متناسب با آنها تبلیغات انجام دهید.
ویژگیهای این ماژول عبارتند از:
- شناسایی مخاطبان و رفتار آنها و طراحی تبلیغات بر اساس این اطلاعات
- امکان ورود اطلاعات خاص از یک مخاطب خاص مثل تاریخ تولد و ...
- امکان برگزاری مسابقات، نظرسنجیها و ارسال خبرنامه
- تعریف کمپینهای تبلیغاتی و ارزیابی آنها
- محاسبه دقیق نرخ تبدیل
ثبتنام حضوری و آنلاین
اگر از CRM در آموزشگاه خود استفاده نمیکنید، احتمالا با این مشکل مواجه شدید که افراد برای ثبتنام به مجموعه مراجعه کرده و فرآیند را نیمهکاره رها میکنند. جذب دوباره آنها به آموزشگاه به دلایلی مثل ترافیک یا کمبود زمان، کار سادهای نخواهد بود. در نرمافزار CRM پیام گستر، امکان ثبت نام آنلاین برای کاربر فراهم شده است. همچنین چنانچه شما وبسایت یا سرویسی برای ثبت نام آنلاین داشته باشید، میتوانید با اتصال آن به CRM پیام گستر، اطلاعات مشتریان را به صورت اتوماتیک به CRM وارد کنید.
اتوماسیون اداری CRM، یک سری وظایف دستی مانند ثبت نام را حذف و با قوانین تعریف شده در اتوماسیون جایگزین میکند. این امر منجر به صرفهجویی در زمان و کاهش هزینههای سازمان میشود. بنابراین کاربران به راحتی میتوانند ثبت نام خود را انجام دهند.
ایجاد فرمهای مربوط به آموزشگاهها
در موسسات آموزشی فرمهایی مانند مرخصی، تعریف اردو و دوره، درخواست اشتغال به تحصیل، فرآیند پایاننامه، فارغالتحصیلی و دریافت گواهی، کارآموزی، فرم استخدام و ... مورد نیاز است. در روشهای قدیمی و کاغذی، ساخت فرمهای مربوطه دشوار و زمانبر است و احتمال گم شدن آنها بالا است. اما با استفاده از ماژول فرمساز نرمافزار CRM میتوانید موارد زیر را تنها با چند کلیک آماده کنید:
- امکان ایجاد فرمهای مورد نیاز بدون محدودیت تعداد و به سادگی (Drag And Drop)
- ساخت انواع فرمها مانند فرمهای ثبت نام، شکایات، تیکت، مرخصی و ...
- تعیین قوانین و شرایط متنوع برای فرمهای مختلف
- ایجاد یک گردش کاری مناسب از طریق مدلسازی فرآیندها
- امکان کنترل دسترسیها بر اساس دپارتمانها و یا به صورت فردی
- امکان ارسال اتوماتیک پیامک یادآور (مثل سررسید پرداخت شهریه، تکمیل ظرفیت کلاس و...)
- فرم ارزیابی اساتید، دورهها و ...
دریافت گزارشهای متنوع و بررسی روند کار مجموعه
بدون داشتن گزارش نمیتوان بر میزان پیشرفت یک موسسه نظارت کرد. یکی از مزایای مهم CRM در کسبوکارها، گزارشهایی است که در اختیار مدیران قرار میدهد. هر چه این گزارشها دقیقتر و کاربردیتر باشند، تاثیر بیشتری نیز بر موفقیت سازمان خواهند داشت.
درواقع گزارشگیری با CRM میزان عملکرد پرسنل، فروش، ریزش مشتری و تمامی ابعاد کسبوکار را مشخص میکند. این گزارشها کمک میکند تا میزان پیشرفت خود را در جهت اهداف موسسه اندازه بگیرید، مشکلات را سریعتر تشخیص داده و کارآمدتر عمل کنید.
ماژول خرید و فروش در CRM
در برخی از مراکز آموزشی فروش محصولاتی مانند کتاب، ساز، پکیج، دوره و ... نیز انجام میشود. قابلیت خرید و فروش در نرم افزار CRM پیام گستر، این امکان را در اختیار صاحبان موسسات آموزشی قرار میدهد تا در صورت تمایل به فروش محصولات و خدمات، هیچ دغدغه و نگرانی در مورد کنترل و نظارت فرآیند خرید و فروش خود نداشته باشند.
- امکان تعریف محصولات در دستهبندیهای مختلف
- امکان اتصال به فروشگاه اینترنتی
- امکان ثبت فاکتور و پیش فاکتور
- امکان ارسال فاکتور به مشتری و امکان تایید یا رد توسط آنها
نحوه انتخاب بهترین ابزار CRM برای آموزشگاهها
با تشریح مزایای CRM برای موسسات، مدیران باید بهترین گزینه CRM را برای نیازهای خود در نظر بگیرند. هنگام مقایسه ابزارهای مختلف CRM، معیارهایی که باید در نظر داشته باشید عبارتند از:
- آیا این نرمافزار با دیگر نرمافزارهای موجود در سازمان شما ادغام میشود؟
- آیا امکان سفارشیسازی بر اساس نیازهای شما را دارد؟
- استقرار و نگهداری آن چگونه انجام میشود؟
- آیا برای پشتیبانی از موسسات و دانشگاهها در هر اندازه ساخته شده است؟
- آیا با رشد موسسه شما، نرم افزار CRM نیز قابلیت آپدیت شدن و تغییر خواهد داشت؟
نرمافزار CRM پیام گستر یک محصول منحصر به فرد است که در پاسخ به انواع نیازهای مدیریت ارتباط با مشتریان و برای استفاده در هر نوع کسب و کاری طراحی شده است. این نرمافزار جامع، به عنوان بهترین نرمافزار CRM در ایران، به بسیاری از سازمانها در سادهسازی فرآیندهایشان کمک کرده است.
سوالات متداول در مورد کاربرد CRM در مدیریت آموزشگاهها
-
ارتباط کاربران از طریق CRM چگونه ممکن است؟
سیستم چت درون سازمانی (CRM Social) و سیستم مدیریت وظایف
-
استفاده از نرمافزار CRM در مراکز آموزشی چه مزایایی دارد؟
-
تفاوت CRM با دیگر نرمافزارها چیست؟
30 روز استفاده رایگان از تمام قابلیت های نرم افزار CRM پیام گستر
همین حالا برای دریافت رایگان نسخه پیشرفته نرم افزار CRM پیام گستر اقدام کنید.
شروع کار با CRM پیشرفته و یا دریافت مشاوره رایگان 021-49714