سیستم‌سازی به معنی بهینه‌سازی اجزای یک سازمان برای کارکرد بهتر است. درواقع به این صورت است که تمام فعالیت‌های کسب‌وکار ثبت شوند که کارکنان مطابق آن‌ها بتوانند کسب‌وکار را پیش ببرند. همچنین از ابزار و تجهیزات حرفه‌ای‌تر استفاده کنند تا فرآیندهای سازمان بهتر انجام شوند.
پلتفرم‌های سیستم‌سازی، نرم‌افزارهایی هستند که به شما کمک می‌کنند بررسی کنید که آیا سیستم‌هایتان در جای خود هستند یا خیر و به‌طور خودکار شما را برای به‌روزرسانی مطلع می‌کنند. استفاده از پلتفرم‌های سیستم‌سازی به شما رویکردی جامع برای مدیریت سیستم‌ها و رویه‌های کسب‌وکارتان می‌دهد.
هدف از سیستم‌سازی در سازمان چیست؟
هدف از سیستم‌سازی ایجاد کارایی و کیفیت خدمات بهتر هم برای مشتریان و هم برای کارکنان است و به شما این امکان را می‌دهد که بسته به استراتژی کسب‌وکارتان در آن زمان، برنامه خود را به راحتی مقیاس‌بندی یا اصلاح کنید.
هنگامی که شما یک کسب و کار سیستماتیک را اداره می‌کنید، می‌توانید زمان خود را بر روی نحوه عملکرد کسب و کار اختصاص دهید، نه این که بخش زیادی از زمان خود را به اجرای فعالیت‌ها اختصاص داده باشید. این به شما کمک می‌کند کارایی را افزایش دهید و مدیریت پروژه های خود را ساده تر کنید.
چگونه با سیستم‌سازی و خودکارسازی ، کسب و کار خود را متحول کنید؟
بیشتر کارآفرینان کارهایی زیاد و زمان کمی برای انجام آن‌ها دارند، به همین دلیل است که ایجاد سیستم در یک کسب و کار بسیار مهم است. با ساده‌سازی عملیات خود و ایجاد گردش‌های کاری خودکار، زمان بیشتری خواهید داشت تا بتوانید آن را صرف کارهای مهم‌تر سازمان خود کنید، نه انجام عملیات تکراری روزانه.
ایجاد سیستم‌ها می‌تواند نحوه اداره یک کسب‌وکار را کاملا متحول کند. از ساده‌سازی جذب مشتری گرفته تا ارسال خودکار خبرنامه‌های ایمیل یا مدیریت رسانه‌های اجتماعی یک شرکت، همه جزو فرآیندهایی هستند که می‌توانید آن‌ها را ساده کنید. علاوه بر صرفه جویی در وقت، سیستم‌سازی کسب و کار، به سازماندهی بهتر و افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند.
فرآیندهای ایده‌آل برای سیستم‌سازی
به عنوان یک قاعده کلی، وظایفی که تکراری یا سنگین هستند، وظایفی ایده‌آل برای سیستم‌سازی هستند. این وظایف می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- تولید سرنخ
- ورود مشتریان جدید
- مدیریت قیف فروش
- مدیریت تقویم یا رزرو قرار ملاقات
- صورتحساب مشتریان
- نظرسنجی از مشتریان
- برنامه‌ریزی شبکه‌های اجتماعی
- بازاریابی ایمیلی
- به روزرسانی یک وب سایت
5 دلیل برای سیستم‌سازی فرآیندهای کسب و کار
تقریبا هر جنبه‌ای از کسب و کار شما می‌تواند از ایجاد سیستمی برای ساده‌سازی بهره‌مند شود. اولین قدم این است که تعیین کنید چه وظایف یا مشکلاتی باید از طریق یک فرآیند کارآمد ساده شوند.
به عنوان مثال به دلیل خطاهای مکرر در ورود داده‌ها به نرم‌افزار، اطلاعات و مشخصات مهم مشتری به همه بخش‌ها نمی‌رسد و باعث ایجاد خطا در ارتباط، تولید و یا خدمات می‌شود. به همین دلیل مدیریت تصمیم می‌گیرد فرآیند ورود اطلاعات را سازماندهی بهتری کند و آن را سیستماتیک کند.
دلایلی که نیاز است تا از فرآیندهای سیستماتیک در سازمان خود استفاده کنید:
1-اطلاعات شغل‌ها را حفظ می‌کند
اغلب اوقات، یک کارمند شغل خود را ترک می‌کند و جایگزین‌های او در نحوه انجام عملکرد آن گیر می‌کنند. اتوماسیون فرآیندها، به حفظ اطلاعات کمک می‌کند. شرکت‌ها با نادیده گرفتن نیاز به سیستم‌سازی فرآیندهای تجاری، در معرض خطر فرسایش دانش و از دست دادن منابع ارزشمند شرکت قرار می‌گیرند.
2-کارایی را بهبود می‌بخشد
هنگامی که یک کارمند نیاز به یافتن پاسخ برای یک سوال مرتبط با شغل دارد، می‌تواند به سرعت به اطلاعات سیستم دسترسی پیدا کند. این امر به ویژه در شرایطی صدق می‌کند که در آن کارمندان با کارهای مبهم و غیرمعمولی مواجه می‌شوند که ممکن است به یاد نداشته باشند چگونه از عهده آن برآیند.
3-ثبات را ترویج می‌کند
جمع‌آوری اطلاعات فرآیند در یک سیستم قابل اعتماد تضمین می‌کند که همه کارکنان با همان اطلاعاتی کار می‌کنند که به طور مشخص بیان شده است. آن‌ها بر درک خود از نحوه عملکرد یک فرآیند تکیه نمی‌کنند. همچنین از کار با دستورالعمل‌های قدیمی که می‌تواند منجر به خطاهای شغلی شود، جلوگیری می‌کند.
4-همکاری تیمی را افزایش می‌دهد
اعضای تیم فرآیند بهتر می‌توانند در مورد مسائل همکاری کنند، زیرا همه با آخرین اطلاعات در جریان کار هستند. این باعث صرفه‌جویی در زمان و بهبود کار گروهی می‌شود تا کارمندان بتوانند بررسی‌ها و تغییرات فرآیند را سریع‌تر اجرا کنند.
5-بهبود فرآیند را تسهیل می‌کند
سیستم‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار ، به مدیران این امکان را می‌دهد تا برای ایجاد فرآیندهای بعدی آمادگی بهتری داشته باشند و به راحتی وظایف جاری را ارزیابی کنند. مدیران همچنین می‌توانند وظایف بیشتری را به کارکنان محول کنند، زیرا فعالیت‌ها و رویه‌ها در یک سیستم استاندارد سازماندهی شده‌اند.
مراحلی که برای سیستم‌سازی در سازمان‌ها باید انجام شود
برای آن که بتوانید در پروسه سیستم‌سازی موفق عمل کنید، باید مراحل آن به خوبی طی شود. ابتدا هدف سیستم را مشخص و سپس اقدام به تغییرات کنید. برای این کار باید از ابزارها و مواردی که موجب سهولت بخشیدن به کارتان می‌شود نیاز استفاده کنید. BPMS ابزار مناسب جهت سیستم‌سازی در کسب و کار است. برای این که بدانید تفاوت‌های سیستم ERP و BPMS چیست؟ روی لینک کلیک کنید.
مراحل مورد نیاز برای سیستم‌سازی در سازمان شامل موارد زیر است:
- تعریف ارزش‌های سازمان
- تعیین اهداف کسب و کار
- کشف فرآیندهای موجود
- مدل‌سازی فرآیندهای جاری
- استخراج فرآیندهای جاری
- تحلیل و بهبود فرآیندهای جاری
- اجرا کردن سیستم‌ها و فرآیندها
- پایش و کنترل سیستم‌ها و فرآیندها
سخن نهایی
سیستم‌سازی این روزها بیشتر مورد توجه کارآفرینان و صاحبان کسب وکار قرار گرفته است. زیرا در دنیای رقابتی امروز این روند برای سازمان‌ها ضروری است. درواقع به مدیران اجازه می‌دهد تا به جای پرداختن به مسائل روزمره و وقت گیر، بر اهداف اصلی کسب وکار خود تمرکز کنند تا فرصت بیشتری برای توسعه و رشد کسب و کارشان داشته باشند.
منابع:
https://beslick.com/how-to-systemise-your-business
https://www.waveapps.com/blog/how-to-transform-your-business-by-systemizing-and-automating
https://trijsolutions.com/organizational-knowledge-blog/why-systemize-your-business-processes