این روزها بسیاری از شرکت ها هنگام انتخاب بهترین نرم افزار CRM با یک معضل بزرگ مواجه می شوند؛ اینکه CRM تحت فضای ابری را خریداری کنند و یا نرم افزار CRM تحت وب؟ باید گفت که برای انتخاب هر کدام، استدلال های فراوانی وجود دارد. و ما قصد داریم آنها را به صورت دقیق در این مقاله بررسی کنیم. بنابراین پیش از هرچیز می خواهیم شما را با هر دو نوع سی آر ام آشنا کنیم تا بتوانید تصمیمات آگاهانه بگیرید.
تعریف نرم افزار CRM تحت وب (On-premise CRM) و CRM تحت فضای ابری (Cloud CRM)
نرم افزار CRM تحت وب:
شما با انتخاب این نوع از سیستم سی آر ام به ازای تعداد کاربرانی که بر روی سیستم کار می کنند، مجوزهای نرم افزاری یا License خریداری می کنید. همچنین بانک اطلاعاتی سیستم CRM روی سرورهای شرکت شما نصب می گردد. این مجوزهای نرم افزاری معمولاً یک بار خرید و مقدماتی هستند، اما در صورت نیاز به ماژول های اضافی ممکن است هزینه های اضافی پرداخت کنید. از بهترین نمونه های این نرم افزار می توان به نرم افزار crm پیام گستر اشاره کرد.
نرم افزار CRM تحت فضای ابری:
Cloud CRM یک سرویس اشتراکی است که معمولا با پرداخت یک صورت حساب ماهیانه یا سالیانه (که البته قیمت آنها ممکن است متفاوت باشد) به شما امکان دسترسی به یک سیستم CRM از طریق اینترنت را می دهد. داده ها در فضای ابری ذخیره شده و به جای سرور سازمان شما، در سرورهای فروشنده میزبانی می شوند. باید توجه داشته باشید که ارائه کنندگان این نوع سیستم نرم افزاری که crm ابری نامیده می شود، تنها فضای محدودی برای ذخیره اطلاعات شما در اختیارتان قرار میدهند که در صورت نیاز به فضای بیشتر باید متحمل هزینه آن باشید.
بین نرم افزار CRM تحت وب و CRM ابری کدام یک را انتخاب کنیم ؟
اکنون که کمی با نرم افزار CRM تحت فضای ابری و نرم افزار سی آر ام تحت وب آشنا شدید، مرحله بعدی این است که بدانید تحت چه فاکتورهایی و چه اولویتهای کاری خاصی، نرم افزار سی ار ام را انتخاب کنید. ما این فاکتورها را برای شما گردآوری کرده ایم.
۷ فاکتور قابل توجه برای انتخاب نرم افزار CRM:
1) امنیت داده ها
زمانی که بحث از اسناد و داده های تجاری می شود، امنیت حرف اول را خواهد زد. پس رعایت احتیاط لازم جهت محافظت از اطلاعات حساس و اختصاصی، بخش مهمی در تجارت صحیح به شمار می رود.
همانطور که پیشتر گفته شد، نرم افزار CRM کلود بر روی سرورهای میزبان قرار دارد. در عین حال با استفاده از نرم افزار crm تحت وب یا در محل، شما قادر خواهید بود تا سیستم سی آر ام را روی سرورهای موجود در سازمان خود میزبانی کنید.
وقتی داده های شما بر روی سرورهای خودتان قرار بگیرد، می توانید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات شما در هر زمان در کجا قرار دارند. در حالی که شما این دید گسترده را در فضای ذخیره سازی ابری با Cloud CRM ندارید؛ زیرا داده ها در شبکه شخص ثالث وجود دارند.
با CRM تحت وب، شما در برابر امنیت و نظارت مداوم و رفع هرگونه نقض امنیتی احتمالی کاملاً مسئول هستید، بنابراین باید هزینه نیروی متخصص را بپردازید. با این وجود یک ارائه دهنده Cloud CRM معتبر، متعهد خواهد بود که همواره امنیت شما را تأمین کند.
2) سطح دسترسی به سیستم
در بسیاری از سیستم های کاری،کارمندان مرتباً در حال مسافرت هستند، و حتی ممکن است در ساعات معمولی کاری کار نکنند. درک اینکه چه نوع اتصال سیستمی به تیم شما کمک خواهد کرد تا همه اعضا کار خود را به نحو احسن انجام دهند، یک ارزیابی مهم هنگام انتخاب بین نرم افزار CRM تحت فضای ابری و نرم افزار تحت وب است.
Cloud CRM یک گزینه مناسب برای دسترسی از طریق موبایل است که به کاربران امکان می دهد در هر زمان و هر زمان که با اتصال به اینترنت، به سیستم سی آر ام دسترسی پیدا کنند. کاربران می توانند به سرعت کارتابل خود بروزرسانی کنند یا به اطلاعات مورد نیاز خود دست پیدا کنند. این دسترسی آسان از طریق دستگاه های مختلف، باعث می شود که کارمندان در حال رفت و آمد بازهم از سی آر ام جدا نمانند.
البته نرم افزار سی آر ام تحت وب یا در محل، نیز می تواند طوری طراحی شود که این دسترسی برای کارمندان در همه حال وجود داشته باشد.
3) قابلیت تنظیم و شخصی سازی
Cloud CRM به دلیل معماری از پیش تنظیم شده، قابلیت نصب سریع و آسان دارد. اما اگر سازمان نیاز به تغییراتی هر چند کوچک در سیستم سی آر ام داشته باشد، انعطاف پذیری زیادی برای انجام این کار وجود نخواهند داشت. این موضوع به احتمال زیاد مسئله ایست که سازمان های بزرگ را نگران خواهد کرد؛ زیرا سیستم های CRM کلود، دارای ویژگی ها و قابلیت های زیادی هستند که به طور خاص ویژگی های مطابق با فرایندها و نیازهای مشتری را از ابتدا ارائه می دهند. اما سیستم های On-premise CRM یا سی آر ام های تحت وب غیر کلودی، زیرساخت لازم برای تغییر و شخصی سازی نرم افزار را با افزودن ماژول های مورد نظر دارند.
4) نیاز به منابع IT
همانطور که قبل تر گفته شد، داشتن یک تیم IT حرفه ای که بتواند به پشتیبانی نرم افزار CRM بپردازد، موضوعی قابل تامل است. چرا که هر دو نوع نرم افزار CRM کلود و تحت وب، دارای مدل های زیرساختی متفاوتی هستند.
زمانی که نرم افزار CRM تحت وب مورد استفاده قرار می گیرد، سازمان شما باید به طور مرتب وضعیت سیستم را کنترل و مشاهده کند تا همه چیز به درستی انجام شود. بنابراین متخصصین فناوری اطلاعات باید زمانی را برای حفاظت از سیستم سی آر ام صرف کنند که به نوبه خود هزینه بیشتری را برگردن سازمان خواهد انداخت. اما ارائه دهندگان سرویس فضای ابری، وظیفه صیانت از سلامت نرم افزار شما را بر عهده خواهند گرفت و در صورت لزوم اشکالات سیستم را رفع خواهند کرد.
5) قابلیت مشاهده داده ها
آیا دانستن وضعیت داده های شما در یک امر ضروری است؟ اگر جواب این سوال مثبت است پس ممکن است به نرم افزار تحت وب علاقه بیشتری نشان دهید. وقتی میزبان سیستم CRM در شبکه شرکت خود هستید، دقیقاً می دانید که داده های شما در کجا ذخیره می شود و چگونه می توان از آنها استفاده کرد. از آنجا که یک سیستم Cloud CRM توسط یک شرکت دیگر میزبانی می شود و روی سرورها و زیرساخت های آن شرکت قرار دارد ، شما نمی توانید از قابلیت نمایش پایاپای داده ها استفاده کنید.
6) هزینه خرید و امکان تغییر نرم افزار
بحث تناسب سیستم مدیریت ارتباط با مشتری با بودجه و میزان گستردگی سازمان، غیر قابل انکار است. بدین معنی که ممکن است از ابتدا توانایی خرید نرم افزار On-premise CRM برای شما وجود نداشته باشد. همچنین در صورتی که شما تغییرات بزرگی را در آینده پیش بینی نمی کنید، شاید معماری Cloud CRM بتواند بستر ارزان تر و بهتری را برای شما فراهم کند.در عین حال اگز جز سازمان هایی هستید که رشد قطعی را برای آینده سازمان خود می بینند و یا به اوج شکوفایی خود رسیده اند، بهتر است از پتانسیل های یک نرم افزار سفت و سخت تر مانند CRM تحت وب یا در محل استفاده کنید.
7) هزینه های استقرار و نگهداری
بودجه اختصاص یافته سازمان شما برای استقرار CRM چقدر است؟ آیا مایل به پرداخت هزینه اولیه بیشتر و هزینه جانبی کمتر هستید؟ یا می خواهید یک هزینه تقریبا متناوب را برای استفاده از سرویس CRM بپردازید؟ پاسخ این سوالات به تعیین بودجه برای خرید CRM و بحث توانایی در پرداخت های ماهیانه یا سالیانه بستگی دارد. بنابراین مهم است که بدانید که می خواهید به صورت کوتاه مدت و یا بلند مدت سرمایه گذاری کنید و کدام یک از راهکارها همواره به صرفه تر و مناسب تر برای شما کار می کند.
تعمیر و نگهداری سیستم های سی آر ام در دو حالت فضای ابری و تحت وب به روشهای مختلفی انجام می شود. ارائه دهندگان نرم افزار Cloud CRM وظیفه سرویس دهی به سیستم شما را برعهده دارند. همچنین ارتقاء سیستم به طور مداوم (و در بعضی موارد بطور خودکار) انجام می شود. بنابراین می توانید اطمینان داشته باشید که همیشه از جدیدترین و پیشرفته ترین نسخه سیستم CRM استفاده خواهید کرد.
CRM در محل یا On-premise CRM تیم شما را قادر می سازد تا هرگونه تغییر و اصلاح مورد نظر خود را روی سیستم انجام دهند، اما خودش به صورت خودکار این وظیفه را بر عهده نمی گیرد. تیم شما وظیفه دارد وارد سیستم شود و در صورت لزوم به صورت دستی به روز رسانی را انجام دهد، که این کار می تواند یک فرایند وقت گیر باشد.
رمزگشایی نیازهای شما:
با در نظر گرفتن تمام فاکتورهای مهمی که در بالا در مورد آنها بحث شد، پاسخ به سوالات زیر می تواند راهگشای شما برای خرید CRM باشد.
- آیا می توانید هزینه های مقرون به صرفه خرید نرم افزار تحت وب یا On-premise CRM را بپردازید؟
- آیا تجارت شما دائما در حال گسترش است؟ در این حالت آیا به ارتقاء مداوم و شخصی سازی نیاز دارید؟
- داده های مورد استفاده شما چقدر محرمانه است و امنیت برای تجارت شما چقدر مهم است؟
- آیا از زیرساخت و نیروی انسانی کافی برخوردار هستید که بتواند پشتیبان نرم افزار CRM شما باشد؟
- آیا از سایر نرم افزارها برای فعالیتهای تجاری خود استفاده می کنید؟ چگونه آنها با CRM شما یکپارچه می شوند؟
نتیجه
هر دو نوع نرم افزار CRM تحت فضای ابری (Cloud CRM) و تحت وب (On-premise CRM)، در زمان و مکان مناسب می توانند ارزش مهمی را به سازمان ها ارائه دهند. اینکه کدام راهکار برای تجارت شما بهتر است به اولویت ها و اهداف سازمان شما بستگی دارد. نکته اصلی این است که صرف نظر از بستر میزبانی، یک سیستم CRM مناسب باید به یک تجارت کمک کند تا چشم انداز کلی سازمان و تسهیل تعامل با مشتری را تحقق بخشد. و در نهایت منجر به موفقیت فروش و فرصت های جدید برای ترقی گردد. برای مطالعه بیشتر پیشنهاد می کنیم به مقاله «راهنمای خرید CRM» مراجعه کنید.
سوالات متدوال
تفاوت اصلی نرم افزار CRM تحت وب و CRM ابری چیست؟
جدا از شباهت در اهداف استفاده از CRM در سازمان ها، تفاوت هایی در نحوه ارائه این نرم افزار توسط شرکت های تامین کننده آن وجود دارد. از مهمترین تفاوت های نرم افزار ارتباط با مشتری تحت وب با سی آر ام تحت Cloud (ابری) میتوان به امنیت، قیمت و قدرت انعطاف آنها اشاره کرد. شرح این تفاوت ها به تفصیل در همین مقاله، در دسترس است.
کدام نوع نرم افزار CRM در ایران بهتر است؟
واضح است که پاسخ به این سوال نیازمند بررسی نیازهای شرکت شما برای استفاده از این نرم افزار است ولی بطورکلی از آنجاییکه اینترنت و زیرساخت های آن در ایران هنوز به طور کلی پیشرفت نکرده است و ریسک عدم دسترسی به اینترنت در ایران کم نیست، توصیه می‌شود از نرم افزار CRM تحت وب که به صورت محلی روی سیستم شرکت ها پیاده‌سازی می‌شود استفاده گردد تا در صورت مشکل در برقراری ارتباط با اینترنت، نرم افزار مدیریت شما همچنان قابل دسترسی باشد.
آیا نرم افزارهای رایگان CRM مناسب هستند؟
عموما نرم افزارهای رایگان مدیریتی، قابلیت انعطاف زیادی ندارند. این نوع سی آر ام ها به دلیل امکان فعالیت تعداد محدودی کاربر، عدم دسترسی به ماژول های حیاتی متنوع و همچنین عدم پشتیبانی مناسب توصیه نمی شوند و شاید فقط برای کسب و کارهای بسیار کوچک مناسب باشند. اگر افق بلندی برای کسب و کار خود متصورید، پیشنهاد می‌شود از نرم افزارهای قدرتمندتر استفاده کنید تا با مشکل مواجه نشوید. لازم به ذکر است بیشتر نرم افزار های مدیریت ارتباط با مشتری قابلیت دسترسی کامل به محصول را برای مدت محدودی به طور رایگان در اختیار کاربران قرار میدهند تا با دید کامل نسبت به برنامه، قدرت انتخاب بهتری داشته باشند.
بهترین نرم افزار CRM کدام است؟
برای پاسخ به این سوال که یکی از مهمترین سوالات مخاطبان است، از شما دعوت میکنم تا مقاله بهترین نرم افزار CRM را مطالعه کنید تا اطلاعات کاملی از آنها کسب کنید.