راهکار منابع انسانی و ATS

راهکار منابع انسانی پیام‌گستر مجموعه‌ای از فرایندها و فعالیت‌های مربوط به استخدام، مدیریت اطلاعات پرسنل، عملکرد کارکنان، درخواست‌ها و امور اداری پرسنلی است. این راهکار با قابلیت‌های مختلف خود، مانند قابلیت اتصال به سایت‌های استخدامی و خودکارسازی فرایند جذب و استخدام، سازماندهی و دسترسی راحت به بانک اطلاعاتی و مشاهده سوابق متقاضیان و پرسنل، همچنین قابلیت تخصیص وظایف و مدیریت بر آن، می‌تواند تاثیر به سزایی در بهبود عملکرد واحد منابع انسانی داشته باشد.

راهکار منابع انسانی و ATS چگونه به کسب‌وکارها کمک می‌کند؟

• پیاده‌سازی و اجرای فرایند جذب و استخدام

فرایند استخدام یکی از روندهای متداول در سازمان‌هاست که در اکثر مواقع زمان و انرژی زیادی از پرسنل منابع انسانی می‌گیرد. راهکار ATS پیام‌گستر با اتصال به سایت‌های استخدامی، فرایند جذب و استخدام را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. با استفاده از این راهکار، می‌توانید بدون نیاز به بررسی دستی رزومه‌ها، متقاضیان واجد شرایط را شناسایی و روند استخدام را تسریع کنید. با استفاده از این راهکار، هویت متقاضیان به‌صورت خودکار در پیام‌گستر ایجاد و اطلاعات آن‌ها ثبت می‌شود.

از دیگر مزیت‌های این راهکار، ثبت خودکار پروفایل و رزومه‌ها در سوابق متقاضیان است. فایل رزومه به‌صورت خودکار از سایت‌های جاب ویژن، جابینجا، لینکدین و سایت شخصی شما به CRM پیام‌گستر انتقال یافته و در سوابق او درج می‌شود. بدین‌ترتیب شما دیگر نیازمند بررسی چندین پیام‌رسان برای جمع‌آوری رزومه‌ها نخواهید بود. همچنین شما می‌توانید با استفاده از قابلیت BPMS برای آیتم‌‌های ثبت‌شده، فرایند تعیین کنید. براین‌اساس می‌توانید مشخص کنید چه کسی مسئولیت بررسی رزومه در هر مرحله را به عهده داشته باشد، در صورت تایید/رد به دست چه شخصی برسد؟ و حتی پیام‌ اعلام نتیجه بررسی برای متقاضی ارسال شود.

با این کار می‌توانید یک بانک اطلاعاتی از آگهی‌هایی که منتشر کرده‌اید، مشخصات و رزومه‌ افراد متقاضی داشته باشید.

• دسترسی سریع به اطلاعات یکپارچه پرسنل

اطلاعات هویتی پرسنل می‌تواند در زمان همکاری افراد با سازمان شما و حتی پس‌از آن برای شما کارآمد باشد. با ایجاد بانک اطلاعاتی منظم و سازمان‌دهی شده از اطلاعات پرسنل می‌توانید دسترسی آن را برای پرسنلی که به این اطلاعات نیاز دارند، فراهم سازید.

• پیاده‌سازی چارت سازمانی

نیاز به تعریف دقیق شعبات، دپارتمان‌ها و سمت‌های مختلف در سازمان‌‌ها، علی‌الخصوص سازمان‌های بزرگ، قابل مشاهده است. چارت سازمانی به‌طور کلی در برنامه‌ریزی‌ها، نوسازی ساختار در جهت بهبود عملکرد و معرفی سازمان به پرسنل جدید کاربرد فراوانی دارد. نرم‌افزار CRM پیام‌گستر علاوه‌بر موارد ذکر شده در تعیین دسترسی‌ها و تخصیص وظایف نیز بسیار کارآمد است.

• مدیریت حکم‌های پرسنلی

با استفاده از حکم پرسنلی، می‌توانید سمت/موقعیت شغلی و دسترسی‌های مورد نیاز هر کاربر را به‌صورت دقیق و آسان در سیستم تعریف کنید. با اخذ حکم پرسنلی، مدیر ایشان نیز براساس چارت سازمانی به‌صورت خودکار مشخص شده و عملکرد وی برای مدیریت بهتر، قابل مشاهده و بررسی خواهد بود.

با توجه به اینکه حکم‌های پرسنلی دارای زمان مشخص هستند، با تعریف زمان شروع و پایان برای هر حکم می‌توانید آن را مدیریت کنید؛ در صورت نیاز زودتر از زمان پایان آن را به‌طور موقت و یا دائم غیرفعال کنید. در این حالت تمام دسترسی‌هایی که کاربر به واسطه سمت (حکم پرسنلی) خود در اختیار داشته را از دست می‌دهد.

• تعریف شرح وظایف پرسنل

با استفاده از آیتم وظیفه، می‌توانید به‌راحتی مسئولیت انجام امور را به فرد/افراد مختلف سازمان خود تخصیص دهید. بدین ترتیب علاوه‌بر اینکه کار شفاف به فرد مورد نظر محول می‌شود، زمان ارجاع و مدت زمان اتمام کار نیز ثبت می‌شود. براین‌اساس هم قابلیت مدیریت وظایف محول ‌شده فراهم می‌شود، هم می‌توانید با تعیین مهلت/انقضا برای امور تاخیر در تحویل را به حداقل برسانید؛ همچنین امکان اطلاع‌رسانی  وظیفه ارجاع داده شده، با ارسال پیامک خودکار به شخص نیز وجود دارد.

• ارزیابی عملکرد پرسنل

سیستماتیک شدن وظایف پرسنل امکان ارزیابی عملکرد را به‌همراه خواهد داشت. برای ارزیابی عملکرد هر کاربر می‌توانید شاخص‌هایی مثل میانگین زمان به اتمام رساندن هر وظیفه را مورد بررسی قرار دهید. همچنین می‌توانید با بررسی فرایندها، موقعیت امور محوله را مدیریت کنید.

• انجام کار تیمی به‌صورت دورکاری

نظارت بر عملکرد پرسنل در شرایط دورکاری یکی از دغدغه‌های اصلی سازمان‌هاست. دورکاری به‌عنوان یک انتخاب و البته در برخی شرایط به‌عنوان تنها راه‌حل ممکن می‌تواند مزایای خود را داشته باشد. نرم‌افزار پیام‌گستر با استفاده از محصول تایم‌نگر، نظارت درلحظه از صفحه کامپیوتر پرسنل می‌تواند به‌صورت خودکار مدت زمان کاری را ثبت و گزارش کند. این گزارش‌ها می‌تواند برای ارزیابی عملکرد پرسنل و مدیریت زمان کاری آن‌ها مورد استفاده قرار گیرد. علاوه‌بر ثبت دقیق زمان کاری، نرم‌افزار با ثبت تصویر از صفحه نمایشگر کاربر این امکان را فراهم می‌سازد تا کافرما از بهینه بودن زمان صرف شده، اطمینان حاصل کند.

• اجرای فرایندهای متداول اداری پرسنل

برخی از فعالیت‌ها به‌صورت متداول و تکراری در سازمان‌ها در حال اجراست. اعلام درخواست پرسنل در زمینه‌های مختلف مثل درخواست مرخصی، مساعده، ماموریت و... در هر سازمان دارای فرایند مختص به خود اما تکرار شده است. با استفاده از قابلیت BPMS در پیام‌گستر می‌توانید فرایندهای درخواست پرسنل را پیاده‌سازی کنید. اتوماسیون فرایندهای درخواست‌های پرسنل در نرم‌افزار CRM پیام‌گستر باعث افزایش سرعت انجام کار، کاهش خطاها، شفافیت فرایند و امکان پیگیری و تهیه گزارش می‌شود.

• اطلاع‌رسانی دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌ها در سطح سازمان

نرم‌افزار پیام‌گستر دارای بخش‌های مختلفی برای اطلاع‌رسانی است که می‌توانید متناسب با نیاز خود از آن‌ها استفاده کنید؛ در ادامه به سه مورد از مهم‌ترین قابلیت‌های این بخش اشاره می‌شود:

• از طریق بخش اعلان عمومی می‌توانید لینک هر فایلی که دسترسی به آن برای تمام پرسنل مورد نیاز است را به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توانید از آن برای اطلاع‌رسانی‌های مورد نظر خود استفاده کنید.
• با استفاده از آیتم وظیفه می‌توانید از طریق خاتمه یافتن آن، پاسخی در راستای رویت موضوعی که برای آن اطلاع رسانی کرده‌اید، دریافت کنید.
• با استفاده از ویجت نظرات می‌توانید یک چت سازمانی با همکاران خود داشته باشید.
• ارسال پیامک گروهی در شرایط نیاز و یا با زمان‌بندی از پیش تعیین شده نیز می‌تواند کارمندان را حتی در شرایط عدم ورود به نرم‌افزار از موضوع مورد نظر شما مطلع سازد.
• چت درون‌ سازمانی

استفاده از چت در پیام‌گستر برای ارتباط درون‌سازمانی آسان‌تر از پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی است. با ثبت نظر/پیام در کنار آیتم‌های مختلف، می‌توانید به‌راحتی در مورد یک آیتم خاص (مثلاً یک فاکتور مشتری) صحبت کنید، بدون اینکه نیاز به توضیح باشد که در مورد کدام مشتری صحبت می‌کنید.

• دریافت گزارش‌های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی BI

راهکار منابع انسانی CRM پیام‌گستر گزارش‌های متنوعی در خصوص مدیریت امور پرسنل ارائه می‌دهد. این گزارش‌ها می‌تواند برای ارزیابی عملکرد پرسنل و مدیریت فرایندهای منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرد. در خصوص متقاضیان نیز می‌توانید گزارش‌های متنوعی در قسمت گزارش‌ساز پیام‌گستر ایجاد کنید. بنابراین گزارش‌های مفیدی برای ارزیابی عملکرد فرایند جذب و استخدام داشته باشید. گزارش‌هایی نظیر تعداد رزومه‌های تایید شده یا رد شده، تعداد رزومه‌‌های دریافتی برای هر موقعیت شغلی، فراوانی دلایل رد رزومه و... که با استفاده از گزارش‌ساز امکان ساخت آن‌ها وجود دارد.

این راهکار امکان ایجاد گزارش‌های سفارشی را نیز فراهم می‌کند که می‌تواند برای پاسخگویی به نیازهای خاص سازمان مورد استفاده قرار گیرد. همچنین با ایجاد داشبورد منابع انسانی می‌توانید اطلاعات خود را براساس تحلیل‌های Power BI مورد ارزیابی قرار دهید.

ماژول‌های مرتبط این راهکار کدام‌اند؟

• کنسول مدیریت ارتباط با مشتری
• مدیریت چرخه‌های کاری (BPMS)
•  حکم سازمانی
• فرم‌ساز
•  مدیریت بهره‌وری و تایم‌نگر
• گزارش‌ساز
• اتوماسیون جذب (ATS) 
• پیامک هوشمند
•  درخواست پیشتیبانی (Ticketing) 
• ایمیل هوشمند