آشنایی با فعالیت انتظار در اجرای فرآیندهای کاری

یکشنبه, 05 اردیبهشت,1395
آشنایی با فعالیت انتظار در اجرای فرآیندهای کاری

در این مقاله قصد داریم با فعالیت انتظار در اجرای فرآیندهای کاری در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری پیام گستر آشنا بشویم. با ما همراه باشید.

جهت برقراری ارتباط با مشتریان، فرآیند های کاری زیادی در سازمان ها وجود داره. همیشه یکی از اصلی ترین دغدغه های سازمان ها، مدیریت درست این فرآیند ها بوده، تا بتونن با انجام به موقع و با کیفیت کارها، روال های کاری خودشون رو پیش ببرن و بیشترین رضایت مشتریانشون رو بدست بیارن. اما برای دستیابی به این موضوع نیازمند مشخص کردن مراحل انجام هر کار و نقش هر فرد در اجرای فرآیند ها هستیم، تا بر اساس این گردش اطلاعاتی، فرآیند کاری مناسب رو طراحی کنیم.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری پیام گستر با استفاده از ابزار "مدیریت چرخه های کاری" و توانایی این ابزار در ساخت و شخصی سازی فرم ها این امکان رو به شما می ده، که فرآیند های سازمانی خودتون رو به صورت سیستماتیک پیاده سازی و اجرای اون ها رو کنترل کنین.

یکی از مشکلاتی که در اجرای فرآیند های کاری با آن برخورد می کنیم، اینه که پرسنل با تجمیع کار در کارتابل هاشون مواجه می شن و نیاز دارن زمان زیادی رو صرف پیدا کردن کارهایی کنن که باید در روز جاری انجامشون بدن. یا با کارهایی مواجه می شن که نیاز به پیگیری در روز های آتی داره و کارکنان شرکت نیاز دارن برای پیگیری این کارها زمانی را مشخص کنن تا در اون زمان مشخص بهشون جهت پیگیری کار اطلاع داده بشه. یا ممکنه برخی فرآیند های کاری مثه ارائه خدمات دوره ای، دارای زمانبندی جهت انجام مراحل مختلف باشن. کلیه این موارد رو می شه با استفاده از فعالیت "انتظار" نرم افزار پیام گستر مدیریت کرد.

با استفاده از فعالیت انتظار می تونید تمامی این موارد رو جهت مدیریت امور و تسهیل هرچه بهتر کارهاتون به راحتی اجرا کنین. می توانین در هر مرحله، کارهای در انتظار جهت پیگیری را مشاهده کنین و بدون اینکه کارها در کارتابل ها انباشته بشن، به سادگی و در موثر ترین زمان پیگیری کنین و از این طریق همیشه کارتابل هاتون بروز باشن. حتی در بسیاری از موارد می شه بدون دخالت کاربران و کاملا سیستماتیک، در بهترین زمان فعالیت های دیگری مانند ارسال پیام کوتاه، ایمیل، فکس، چاپ و ... رو ایجاد و پیگیری کرد و یا وظیفه برای کاربران و .... رو تعریف و اجرا نمود. این امر باعث می شه تا بتونیم بهتر از منابع خودمون استفاده کنیم. با ترکیب این قابلیت و گزارشات فرآیندی، می تونید دید خوبی بر روی نقاط انباشت کار و ضعف های فرآیندهای سازمانیتون داشته باشید و بدونید در کدوم قسمت ها با کمبود منابع مواجه هستین. در واقع تا زمانی که از فعالیت انتظار در فرآیندهای کاری خود به خوبی استفاده نکنین، نمی تونین گزارشات فرآیندی تصمیم سازی داشته باشید.

برای مثال با استفاده از این فعالیت در فرآیند های پیگیری فروش می تونین در بازه های زمانی مشخص کارهای مختلفی از قبیل ارسال کاتالوگ، لیست قیمت، پیام جهت پیگیری فروش، ارجاع کار به فردی خاص و بسیاری موارد دیگه رو صورت دهید. بدین ترتیب می تونید بسیاری از مراحل فروش خودتون رو به صورت اتوماتیک و بدون دخالت کاربران انجام بدید و در مواقع لازم به فرد مربوطه جهت پیگیری ارجاع بدین. مثال پیگیری فروش، مثال کوچکی از قابلیت های فعالیت انتظار در اجرای فرآیند های سازمانی با استفاده از نرم افزار پیام گستر هست.

در این خصوص می شه به یک مثال در زمینه خدمات پس از فروش هم اشاره کرد. فرض کنین می خواین یه سیستم ارائه خدمات پس از فروش دوره ای راه اندازی کنین و نیازمند این هستین که در بازه های زمانی مشخص، خدماتی رو به مشتریانتون ارائه بدین. این کار رو می تونین با فعالیت انتظار بدین صورت عملی کنین که بعد از تعریف هر کارتابل جهت ارائه خدمت فعالیت انتظاری تعریف کنین تا پس از اتمام یک مرحله از خدمات، جهت ورود به مرحله بعدی خدمات، کار از یک فعالیت انتظاری عبور می کند که می تواند به مدت مشخصی کار رو نگه داره و در زمان مقرر جهت انجام، به کاربر مربوطه تخصیص بده.

از این دست کاربردها برای فعالیت انتظار بسیار هست که می شه بنا به نیاز، در فرآیند های مختلف کاری استفاده کنین.

موفق باشین.




می توانید با کلیک بر روی اینجا، فایل PDF خبرنامه را دریافت کنید.


برچسب ها:

تصویر امنیتی
کد فوق را در فیلد زیر را وارد نمایید
ارسال دیدگاه


تجربه استفاده از تلفن همراه

تجربه استفاده از تلفن همراه

ﺳﻪشنبه, 31 فروردین,1395
10 مهارت برتر

10 مهارت برتر

ﺳﻪشنبه, 31 فروردین,1395
الگوی خرید

الگوی خرید

ﺳﻪشنبه, 31 فروردین,1395


Top